Molto più di un restyling

Tanja Avci (44 anni) sale le scale. Il percorso per raggiungere la sua scrivania al mattino la porta da poco al terzo piano. Quando mi siedo, devo prima bere un caffè per calmarmi", scherza. In qualità di Team Leader delle Risorse Umane, Tanja Avci è tra i primi in GEALAN a godere del nuovo ambiente d'ufficio, perché il suo reparto è il progetto pilota: è stata la prima a trasferirsi nel "multispazio" (come lo chiama lei) o nell'"open space" (come direbbero altri).

Il progetto di modernizzare gli uffici di GEALAN nella sede di Oberkotzau è stato concepito molti anni fa. Tanja Avci ha sostenuto l'intero processo come parte del team di progetto dal 2018. Il nuovo progetto riguarda tutti coloro che lavorano nel reparto amministrativo, dall'amministratore delegato fino all'impiegato", afferma. Il fatto che tutti siano stati coinvolti è stato molto importante in ogni fase. Un cambiamento come questo è possibile solo insieme". Il progetto non viene portato avanti dall'alto verso il basso. La direzione può fornire alcune linee guida, ma lascia che siano i dipendenti a occuparsi dei dettagli.

Una delle linee guida è l'eliminazione degli uffici individuali. La direzione non può nemmeno averli. Si tratta di un passo enorme perché, ovviamente, significa porre fine ai vecchi privilegi. GEALAN sa che la trasformazione significa rompere con le vecchie abitudini, uscire dalla propria zona di comfort e osare qualcosa di nuovo. La seconda linea guida prevede che ci si concentri su un lavoro orientato al flusso di lavoro. I dipendenti non siedono l'uno accanto all'altro perché le cose sono sempre andate così, ma piuttosto perché il processo di lavoro e la logica di lavoro determinano la loro posizione. Questo potrebbe non essere così importante per reparti come le Risorse Umane, perché "possiamo sederci dappertutto", dice Tanja Avci, ma nel caso di altri reparti che sono direttamente collegati tra loro in termini di contenuti, lo è: È per questo che stiamo mettendo il Product Management al centro e organizzando lo Sviluppo del Sistema, il reparto di Ingegneria, la Gestione dei Materiali, le Vendite e il Marketing intorno ad esso, su un unico piano e in un'unica area: questo è davvero il "grande risultato" del concetto".

Per quale segmento di mercato si progetta un prodotto, perché è stato progettato proprio in questo modo, come si traduce l'innovazione in argomentazioni di vendita, in che modo il feedback dei clienti influenza la progettazione del sistema successivo: tutti questi aspetti sono direttamente interconnessi e il dialogo è favorito dalla vicinanza. Nessuno deve alzare il telefono o recarsi in un altro ufficio per chiarire una questione. Nel multispazio la comunicazione si attiva automaticamente. Tutti sono aggiornati sulle novità. Si creano linee di comunicazione più brevi, con un conseguente aumento dell'efficienza complessiva e un vantaggio per tutti. I cicli di sviluppo dei nostri prodotti si stanno accorciando, dobbiamo prendere decisioni più rapidamente e dobbiamo condividere costantemente le informazioni tra di noi, anche per far fronte alla crescente complessità". La mentalità del silos, in cui ognuno è solo per sé e ci si taglia fuori, porta solo a malintesi. Il nostro obiettivo è far sì che tutti sappiano come le loro decisioni si ripercuotono sugli altri. Che tutti sappiano come siamo interconnessi". I nuovi uffici devono servire a questo grande scopo di aumentare lo scambio e la comunicazione. Non sono uno status symbol.

GEALAN pensa fuori dagli schemi. Volevamo innanzitutto vedere come gli altri fanno le cose ed esplorare gli esempi di best practice. Per vedere come gli altri creano ambienti d'ufficio moderni e nuovi modi di lavorare". Il team di progetto, composto da membri dei dipartimenti Risorse Umane, Organizzazione, IT e Facility Management, controlla una società di software, ma anche le idee della Fraunhofer Society e dell'Audi. Molte cose sembrano buone in teoria", dice Tanja Avci. Ma solo quando si guardano gli esempi reali si può davvero prendere una decisione". Cosa funziona per GEALAN e cosa no? Una cosa è chiara, tuttavia, dopo i primi riscontri: "Non vogliamo che tutti condividano le scrivanie e non abbiano una propria postazione di lavoro permanente. Uno dei nostri obiettivi era quello di creare una casa, cosa che non posso fare se lavoro ogni giorno in un posto diverso", afferma Tanja Avci. Inoltre, possiamo lavorare a progetto, ma non è l'unica cosa che facciamo". Anche l'ufficio open space, come si usa tradizionalmente negli Stati Uniti, non è un'opzione: "Questa disposizione in una fila come in un call center, dove tutti si nascondono perché riescono a malapena a concentrarsi e perché è troppo rumoroso, sarebbe stata tutto fuorché un progresso per noi". GEALAN non vuole avere stanze grandi, ma piuttosto sinergie significative.

In nessun caso volevamo essere ciechi di fronte alle carenze dell'azienda, ma affidarci volutamente al contributo di soggetti esterni, di professionisti", afferma Tanja Avci. GEALAN chiama gli esperti. Il contratto viene assegnato a un grande attore: VITRA, nota in tutto il mondo per i suoi progetti classici come la Eames Lounge Chair e la Panton Chair, si occuperà del design. Una delegazione di GEALAN si reca a Weil am Rhein, dove si trova il campus VITRA e i suoi edifici iconici come il Design Museum. Con VITRA, per i nuovi uffici si gioca "letteralmente" una nuova mano di carte. Durante il workshop strategico, i disegni della planimetria del reparto amministrativo di GEALAN vengono disposti sul tavolo piano per piano, i responsabili delle divisioni vi collocano sopra le carte, posizionano le divisioni e scelgono dove e quante postazioni di lavoro devono esserci. La messa a punto sarà effettuata dal personale in un secondo momento, durante il workshop con gli utenti, quando si completeranno le planimetrie di massima con delle schede: una scheda per il doppio disco, un'altra per la stampante, una per l'armadio, una per la macchina del caffè e un'altra per la zona di silenzio. È così che i progetti iniziano a prendere forma, scheda per scheda. I consulenti per il posto di lavoro e gli interior designer di VITRA lasciano che tutto questo confluisca nel progetto.

Scrivanie regolabili in altezza con una maggiore profondità di lavoro e nuove sedie confortevoli per la postazione di lavoro - i reparti scelgono da soli i colori - zone creative con sgabelli e lavagne a fogli mobili, zone di incontro dove le persone possono anche prendere un caffè di tanto in tanto, filtri per l'aria, assorbitori acustici, piante e molta luce: i nuovi uffici sono immediatamente invitanti. È importante che ci siano anche luoghi in cui tutti possano rifugiarsi. La riservatezza era una questione fondamentale", dice Tanja Avci. Un amministratore delegato deve ovviamente poter parlare in pace, ma anche tutti i dipendenti hanno questa possibilità: se voglio parlare al telefono in silenzio o partecipare a una videoconferenza, uso il box per i colloqui individuali o una delle altre sale riunioni". Questo è l'unico modo per far sì che il multispazio diventi davvero uno spazio libero e aperto. L'ostinazione nel portare avanti un'idea non è un'opzione per tutte le parti coinvolte. Rimaniamo flessibili. Se qualcosa non funziona, la cambiamo". A GEALAN piace pensare in modo indipendente.

La digitalità gioca un ruolo importante negli uffici: postazioni di lavoro con laptop, uso di dispositivi mobili, cuffie, opzioni di visualizzazione, accesso remoto, un ambiente confortevole per le videoconferenze: tutto viene preso in considerazione. Gli strumenti digitali spesso non richiedono più la presenza di persona. Ecco perché la possibilità di lavorare da casa due giorni alla settimana è parte integrante del nuovo concetto di lavoro di GEALAN. Il progetto dell'ufficio si basa sul fatto che circa il 75% del personale lavora di persona presso la sede di Oberkotzau", afferma Tanja Avci. I nuovi spazi e la loro piacevole atmosfera potrebbero tuttavia fornire ad alcuni un motivo per lavorare meno da casa e stare di più in ufficio.

Certo, all'inizio c'erano anche delle preoccupazioni", dice Tanja Avci: "Sarò ancora vista come un individuo nelle stanze spaziose? Come sarà il rumore di fondo? Avrò abbastanza spazio per riporre le cose? Prendere sul serio queste preoccupazioni è stata una parte importante del processo. È sempre stato chiaro, tuttavia, che la scelta di GEALAN è quella di cambiare e non di rimanere fermi. Perché alla fine i vantaggi superano chiaramente gli svantaggi. Sono in grado di lavorare meglio qui nel nostro nuovo ufficio", afferma Tanja Avci. In un ufficio con due persone, è difficile rimanere concentrati su qualcosa quando l'altra persona è al telefono, per esempio. La comunicazione diventa più importante: parlo di più con i miei colleghi e sento che è più facile riunirsi e rimanere in contatto gli uni con gli altri".

Il terzo piano è terminato, la costruzione del secondo piano è prevista per il 2023 e il primo piano - l'elemento centrale e il cambiamento più importante - seguirà subito dopo. È così che quello che VITRA chiama "Net 'n' Nest" si sta trasformando in realtà a GEALAN, un po' alla volta: l'ufficio serve come centro di comunicazione e allo stesso tempo offre un luogo in cui ritirarsi. Una vera e propria casa", dice Tanja Avci. E anche piuttosto elegante".