Inkoop voor gevorderden

Als alles goed verloopt op onze inkoopafdeling, dan merkt eigenlijk niemand dat we er zijn. Maar als er een probleem is, dan gaan binnen de korte keren onze telefoons", vertelt Rebecca Fichtelmann lachend. Met haar zevenkoppige middelenbeheerteam werkt ze elke dag om GEALAN te voorzien van alles wat het bedrijf nodig heeft om succesvol en soepel te werken. Ook de afdeling inkomende goederen in Oberkotzau behoort met twee andere medewerkers tot Fichtelmann's afdeling. De afdeling verzorgt de inkoop op drie verschillende gebieden: onbewerkte grondstoffen, handelsgoederen en artikelen voor intern gebruik. "We kopen onze belangrijkste grondstof PVC in, maar ook alle additieven: bijvoorbeeld modifiers en titaniumdioxide, maar ook afdichtingsmateriaal. De handelsgoederen zijn onder andere stalen profielen. Artikelen voor intern gebruik is alles wat we intern nodig hebben: van veiligheidsschoenen en schroeven tot wegwerphanddoekjes voor op de toiletten. Ook nemen we het reismanagement voor onze rekening."

Zelden geziene schaarste aan middelen

Het boodschappenlijstje van GEALAN is heel bijzonder. In normale tijden is de uitdaging om elk item van de hoogste kwaliteit tegen de beste prijs te krijgen - een uitdaging die Rebecca Fichtelmann graag aan gaat: “Elke dag in de inkoop is spannend. Als we lang onderhandelen en er dan het maximale uit weten te slepen voor GEALAN - daar word ik écht blij van." Sinds 2020 is het echter steeds ingewikkelder geworden om aan onbewerkte grondstoffen te komen: "We maken een enorme groei door met het bedrijf, en dat is natuurlijk geweldig. Onze omzet in de eerste helft van 2021 lag maar liefst 35 procent boven dezelfde periode in het vorige jaar! Aan de andere kant zijn de materialen die we nodig hebben sinds eind 2020 erg schaars", aldus Fichtelmann. "Ik sprak een collega die de PVC-markt al 25 jaar kent en vroeg: Wat is er allemaal aan de hand? Dit kan toch helemaal niet. Hij zei: Er waren wel eens leveringsproblemen, maar nog nooit in deze mate." Inkopen voor GEALAN is een baan die professionaliteit en een zekere mate van lef vereist.

De coronapandemie raast als een orkaan door alle markten en zet toeleveringsketens op hun kop. Volgens de analyse van Fichtelmann is dit echter niet de enige uitdaging: “In de staalsector werden hoogovens stilgelegd en hadden onze staalleveranciers te maken met allerlei knelpunten. Op het gebied van PVC kregen we van onze fabrikant meldingen van force majeur (overmacht, noot van de redactie) en waren er grote verstoringen. In sommige gevallen waren er onderhoudswerkzaamheden aan de gang bij de PVC-fabrikanten en kwam de productie stil te liggen. De voorgeproduceerde hoeveelheden waren al toegewezen - de vraag is gewoon ongelooflijk groot." In de VS brak er een vorstperiode aan, raasden stormen en vielen complete PVC-fabrieken stil. Hierdoor kwamen de Europese fabrieken onder nóg meer druk te staan. Tegelijkertijd legde COVID-19 de logistiek lam: "Leveringen werden verplaatst, transportbedrijven hadden ineens problemen met de coronacontroles aan de grenzen, vrachtwagens stonden stil, omdat hun chauffeurs positief hadden getest." Onvoorspelbare wereldwijde gebeurtenissen hebben een uitwerking op de Europese markten en de manier waarop GEALAN inkoopt. De onderlinge samenhang in de gaten houden en daarbij realistisch plannen: dát is de kunst van inkopen

Enorme prijsstijgingen ten gevolg

“We zagen enorme prijsstijgingen. Bij de leveranciers leidde dit tot een "take it or leave it"-scenario. Over prijzen werd niet eens meer onderhandeld. Voor ons gaat het tegenwoordig steeds minder om het bedingen van goede prijzen en steeds meer om het genereren van leveringszekerheid." Aan de hoge eisen die GEALAN aan zijn onbewerkte grondstoffen stelt, doet het bedrijf ondanks deze situatie geen enkele concessie: Deze grondstoffen zijn bij voorkeur afkomstig uit Duitsland en onze eigen afdeling Onderzoek en Ontwikkeling controleert de kwaliteit voortdurend. Langdurige partnerschappen met grondstofleveranciers zijn belangrijker dan ooit om samen materiaalinnovaties vooruit te stuwen. Uiteraard doen we er alles aan om deze partnerschappen in stand te houden. “Uiteraard bespreken we alle specificaties met de gespecialiseerde afdelingen, dat zijn de experts. De inkoopafdeling onderhandelt over de prijzen, betaalwijzen en levertijden. We wisselen ideeën uit met onze gelieerde ondernemingen in het buitenland, sturen materialen over en weer en maken gebruik van verbindingen. Hierdoor zijn we naar elkaar toe gegroeid en opereren we internationaler."

Tijdens de pandemie is reismanagement nagenoeg onmogelijk. As het niet zo gek zou klinken, zou dit zelfs als positief mogen worden beschouwd. Het is als het ware een verademing voor de afdeling Inkoop, die verantwoordelijk zou zijn voor elke vlucht- en hotelboeking. Terwijl de grondstoffenmarkt wereldwijd in beweging is, zit de duivel in Tanna en Oberkotzau soms in de details: "Er was bijvoorbeeld geen plakband meer te krijgen. We kunnen onze containers niet inpakken zonder plakband, dan waait de folie van de containers in Tanna. We hadden dan ook snel een oplossing nodig: onze plakband moet transparant, UV-stabiel en sterk zijn. We moeten snel en effectief met dergelijke productspecificaties om kunnen gaan."

Geen uitvaltijd dankzij bedrijfsbrede, interne afstemming

Gezien de schaarste aan grondstoffen ligt de uitdaging voor inkoop in het woord "toch": grondstoffen hebben we toch echt nodig: de mengsilo's moeten vol zijn, de extruders moeten draaien. "Grondstoffen hebben voor ons de absolute prioriteit. Al het andere komt erna, maar moet ook zorgvuldig overwogen worden. En soms moeten we de chaos beheersbaar houden."

De strategie van Rebecca Fichtelmann: afstemming. Dit woord gebruikt het hoofd van de Inkoopafdeling maar liefst zestien keer tijdens het GEANOVA-interview - bedrijfsbrede, interne afstemming om samen met de afdelingen Productie en Onderzoek & Ontwikkeling grondstoffen te bestellen. "Hoe meer nieuwe berichten en opzienbarend nieuws ons vanuit de markten bereiken, des te meer we onze afstemrondes versterken."

Rebecca Fichtelmann noemt problemen uitdagingen. Ze is een organisatorisch talent, ook in haar privéleven. Als haar vriendengroep een vakantie, excursie of evenement wil boeken, dan is zij degene die overal voor zorgt. Ze zou ontkennen dat ze een aangeboren talent voor inkoop heeft, maar ook haar vader was inkoopmanager bij een middelgroot bedrijf. Rebecca Fichtelmann is een vroege vogel, stelt dingen niet uit en maakt af waar ze aan begonnen is. Haar professionele carrière is hiervan het sprekende bewijs: Na de middelbare school en een middelbare beroepsopleiding schreef ze op goed geluk maar één sollicitatiebrief - voor een stage op de afdeling Inkoop bij GEALAN. Zodra ze via de glazen toren het bedrijf binnenkwam, kreeg ze intuïtief een goed gevoel. Tijdens het sollicitatiegesprek voelde ze dat het met de chemie wel goed zat en werd ze prompt aangenomen. In 2007 begon ze aan haar opleiding via de afdeling Inkoop, waarna ze slechts een kort uitstapje maakte naar de verkoopafdeling, en werd aangenomen. "Vanaf het begin had werken in de inkoop mijn interesse en gaf het mij uitdaging. Ik vond de interne en externe contacten leuk en kon zelfstandig werken. Geen dag was hetzelfde. Maar de gedachte om verder te studeren heeft me nooit losgelaten." Dus naast haar fulltime baan volgde Rebecca Fichtelmann eerst een schriftelijke opleiding tot bedrijfskundige. Daarna begon ze in de avonduren aan de studie bedrijfskunde aan de Hogeschool Hof voor Toegepaste Wetenschappen: "Het was belangrijk voor mij om verder te kunnen studeren zonder GEALAN te moeten verlaten. Mijn baas en de hele afdeling stonden achter me en steunden me, anders was dit absoluut niet mogelijk geweest." Vier jaar lang motiveert ze zichzelf na een hele dag werken en ook in de weekenden om een veeleisende studie te volgen en deze met succes af te ronden. Het bachelordiploma van Rebecca Fichtelmann getuigt niet alleen van haar specialistische kennis, maar ook van haar vastberadenheid en haar talent om zoveel ballen tegelijk in de lucht te houden.

Bij GEALAN leidt ze de SAP-implementatie voor het middelenbeheer in goede banen. Ze koppelt dit project aan haar bachelorscriptie. "We waren een jong team en kregen veel vertrouwen." Om te beginnen met SAP legt de Inkoopafdeling alle feitelijke processen vast en ontwikkelt aan de hand daarvan een doelconcept. De processen worden slanker en doelgerichter. Alle taken op het gebied van middelenbeheer worden gedigitaliseerd en nagenoeg papierloos. Er komt een voor iedereen toegankelijk archiveringssysteem voor pakbonnen en orderbevestigingen, terwijl een contractendatabase en inkoopcontrole in de planning staan. De interfaces naar de andere afdelingen moeten functioneren. "Het mooie aan het project was dat we bedrijfsoverkoepelend hebben gewerkt, dat we allemaal samen ontwikkeld en getest hebben. De lancering was op 1 januari 2019 en dat was echt een spannende dag voor ons allemaal." SAP is Rebecca Fichtelmann's eerste grote project en dat loopt nog altijd. Ze wordt teammanager en in januari 2021 werd ze op 33-jarige leeftijd afdelingshoofd materiaalbeheer. Het zogenaamde glazen plafond waar vrouwen vaak tegenaan lopen aan het begin van hun loopbaan, bestaat voor Rebecca bij GEALAN niet.

De managementfunctie is nieuw voor Rebecca Fichtelmann. Ze maakt echter al jaren deel uit van het Inkoopteam en ze beschouwt zichzelf nadrukkelijk als lid van dit team. Haar vaste overtuiging is dat dit team de reden is waarom we deze stormachtige tijden niet alleen het hoofd kunnen bieden, maar ook nog eens plezier hebben in ons werk. "In deze crisistijd zijn we enorm naar elkaar toe gegroeid. Ondanks de afstand die we moesten bewaren, zijn de onderlinge nabijheid en solidariteit sterker dan ooit. We begrijpen elkaar allemaal, iedereen heeft een eigen mening en wij hebben de rotsvaste overtuiging dat we ons hier samen wel doorheen slaan."