Willkommen, KI!

ChatGPT hätte diesen Artikel anders angefangen. Aber so beginnt er 1990 mit einem neunjährigen Jungen, der, als seine Eltern nicht zuhause sind, in ihr Büro schleicht und sich über den Computer hermacht: An dem riesigen viereckigen Kasten zieht er Stecker, dreht Schrauben, öffnet das Gehäuse und vertauscht Anschlüsse. Als seine Eltern nach Hause kommen, wundern sie sich über den Geruch nach verschmortem Kabel… Patrick Jobst ist eben neugierig, seine Begeisterung für Computer fast so alt wie er. Rechner und ihre Technik üben eine große Faszination auf ihn aus. Dass er sich nach der Wirtschaftsschule für eine Ausbildung als Informatikkaufmann entscheidet – logisch. Als Jugendlicher, der aus Schönbrunn bei Wunsiedel im Fichtelgebirge stammt und gerne in Hof ausgeht, kommt er oft am GEALAN-Gebäude in Oberkotzau vorbei. „Ich weiß gar nicht, was genau das war, aber die GEALAN-Optik, der Glasturm, irgendwie wirkte das sehr attraktiv auf mich. Nach meinem Zivildienst war eine Stelle als Administrator ausgeschrieben – und ich habe direkt angeheuert.“ GEALAN bietet Patrick Jobst nicht nur den Job, den er sich wünscht, sondern auch Entwicklungsmöglichkeiten: Er absolviert ein Abendstudium zum Informatik- Betriebswirt (VWA). „Ich wollte meine Perspektiven verbessern.“ Seine Karriere nimmt 2012 den nächsten Sprung: Er übernimmt die Teamleitung und Verantwortung als Head of IT Operations. Dazu gehört das User Helpdesk, dessen Mitarbeiter alle möglichen Rechner-Probleme lösen; auf der anderen Seite die Administratoren-Kollegen, die sich unter anderem um Netzwerke und Server kümmern. „Unser Schwerpunkt ist es, verlässliche und performante Infrastruktur bereitzustellen – es gibt viele tolle Apps, die alle eines gemeinsam haben: Sie brauchen eine stabile Basis.“ Patrick Jobst und sein Team entscheiden, welche Rechner und welche mobilen Geräte mit welcher Internetanbindung wie vernetzt oder aus Sicherheitsgründen besser nicht vernetzt werden. Letzteres ist Patrick Jobst wichtig, er ist gleichzeitig IT-Sicherheitsbeauftragter.

Einen völlig anderen Weg zur IT hat Lucas Colling genommen. Mit 15 verbringt der gebürtige Remscheider seine Nachmittage gerne mit seinen Schulfreunden. Gemeinsam zocken sie Ballerspiele. Grafik, Tempo und vor allem der Wettbewerbsgedanke begeistern Lucas Colling. Schneller, geschickter, erfolgreicher zu sein als die anderen – oft gelingt ihm das. Neben dem Spielen gibt es auch das echte Interesse an Rechnern: Ein Betriebssystem neu aufzusetzen, ist kein Problem für ihn. 1999 geboren, zählt er zu den Digital Natives, die von Kindesbeinen an ans Internet gewöhnt sind. Antworten auf Computerfragen gibt es online und Lucas Colling fuchst sich ganz gerne in Computerthemen ein. IT als Berufswunsch ist für ihn trotzdem weit weg. Er spielt in der Schule begeistert Theater und erwägt, Schauspieler zu werden. Die Schauspielschule in Essen wäre sein Traum, aber es ist schwer, dort aufgenommen zu werden. Nach dem Abitur reist Lucas Colling für acht Monate nach Australien – zu einem Work and Travel, nicht über eine Agentur gebucht, sondern auf eigene Faust. Schnell merkt er: Eine Unterkunft, einen Job, ein Auto zu bekommen, ist komplizierter als gedacht – er findet Lösungen und lernt, wie er selbst sagt, einiges fürs Leben. Zurück zu Hause verblasst der Schauspielwunsch und Lucas Collings Interesse an Wirtschaft erwacht. Er entscheidet sich für ein BWL-Studium an der Hochschule Hof, wählt die Vertiefungsrichtung Digital Business, wo er sich mit Prozessoptimierung und Digitalisierung auseinandersetzt und kommt schon in seiner Bachelorphase mit GEALAN in Kontakt – für ein Praxissemester. „Ich habe auch andere Unternehmen aus der Region kennengelernt, aber irgendwie war bei denen alles so vage. GEALAN hatte den konkreten Plan, mich im Demand Management einzusetzen, und auch gleich eine klare Vorstellung für meine Bachelorarbeit, die wirklich praktischen Nutzen hatte – das hat mich total überzeugt.“ In seiner Bachelorarbeit befasst sich Lucas Colling bereits mit der Microsoft Power Platform und Power Apps. Die Basis, von der Patrick Jobst gesprochen hat, und die er mit seinen Kollegen aus den IT Operations schafft, nutzt Lucas Colling als Werkstudent im Demand Management: Er sucht nach neuen, besseren Applikationen für die verschiedenen Fachbereiche. „Wir setzen oft auf einen Mix aus Make- und Buy- Lösungen, kaufen also Plattform-Lösungen ein, mit denen wir dann eigene Apps aufbauen; wir bevorzugen Lowcode- oder Nocode-Lösungen, müssen also selbst kaum noch programmieren, sondern passen die Apps für unsere Zwecke an.“ Patrick Jobst, der Ex-Bastler, und Lucas Colling, der Ex-Gamer, entscheiden heute mit, wie GEALAN Künstliche Intelligenz in den Office-Alltag holt. Bereits seit 2024 arbeiten viele Office- Mitarbeiter und -Mitarbeiterinnen bei GEALAN mit KI: Sie nutzen Chatbots wie ChatGPT für die Internetrecherche, generieren Bilder mit verschiedenen KI-Assistenten, nutzen DeepL als Übersetzungstool. Das alles ist inzwischen selbstverständlich. „Chatbots sind so revolutionär und werden von uns allen so schnell und gut akzeptiert, weil ihre Benutzung so einfach und intuitiv, fast menschlich ist“, sagt Lucas Colling. „Ich stelle eine Frage, ich bekomme eine Antwort, wie in einem natürlichen Dialog.“ KI-Tools sind eine große Erleichterung im Büro-Alltag. Bislang gilt das aber ausschließlich für frei verfügbare Tools. „Dieser Knoten wird bald platzen“, sagt Patrick Jobst. Denn GEALAN wird auch Internes für seine Mitarbeiter per KI nutzbar machen. „Man muss sich das so vorstellen, dass wir interne Dokumente klassifizieren“, erklärt Patrick Jobst. „Alles, was personenbezogene Daten enthält, ist dem Zugriff einer KI selbstverständlich entzogen – es ist extrem wichtig, dass Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Alle Kolleginnen und Kollegen müssen darauf vertrauen können, dass ihre Daten sicher sind und nicht dafür verwendet werden, eine KI zu trainieren.“ Es gibt aber – und das ist das Entscheidende – bei GEALAN zahllose interne Informationen, auf die ein Zugriff per KI extrem hilfreich wäre – und diesen KI-Zugriff wird es bald geben, mithilfe der Power Platform von Microsoft, die mit dem Copilot einen eigenen KI-Agenten zur Verfügung stellt. „Die Premium- Version des Copilot kann dann aus allen internen Daten schöpfen, die wir ausdrücklich freigegeben haben“, sagt Patrick Jobst. „Wenn wir die Schranke öffnen, den Datenfluss zulassen, entstehen völlig neue Möglichkeiten.“

Eine davon ist die Verarbeitung von gesprochenem Wort: „Gesprächsprotokolle sind heute umständlich zu erstellen, von einheitlicher Qualität mal ganz abgesehen“, sagt Patrick Jobst. Die passende KI wird hingegen in Zukunft zuverlässige Protokolle in identischer Qualität liefern können. Doch nicht nur das Protokoll alleine ist hilfreich, die KI wird auch Gespräche zusammenfassen, wichtige Informationen herausfiltern, mehrere Gespräche zusammenführen können. Wenn es vier wichtige Gesprächsrunden zu einem Thema gab, wird die KI einem Mitarbeiter, der sich informieren will, die zentralen Ergebnisse schnell präsentieren können, ohne dass er alle Gesprächsprotokolle umständlich nachlesen muss. Sich zu einem bestimmten Thema auf den aktuellen Stand zu bringen, wird so wesentlich leichter. Auch die interne Recherche wird der Copilot entscheidend verbessern, denn auf Daten, die zum Beispiel in verschiedenen Umgebungen wie Excel, Powerpoint, Word, aber auch in Sharepoint, Onedrive oder Webex liegen, wird er gleichermaßen zugreifen, sie zusammenfassen, nach Wunsch filtern und präsentieren können. Zeitaufwendiges Suchen in verschiedenen Programmen und Ordnern gehört dann der Vergangenheit an. KI-Tools sind revolutionär, wenn es darum geht, Texte oder Bilder zu generieren, zu erkennen, zu exzerpieren und zu transformieren – besonders die Entwurfs- und Skizzenebene wird so viel einfacher zu erstellen sein. Interne Papiere zusammenzufassen, eigene Bilder und Logos für neue Kreationen zu nutzen, aber auch Dokumente zu übersetzen, sodass sie an allen GEALAN-Standorten gleichermaßen zu verstehen sind – das alles wird nicht mehr umständlich sein und dauern, sondern per Mausklick funktionieren. Auch im Controlling wird KI eine wichtige Rolle übernehmen: Viele Datenanalysen werden einfacher und schneller gehen.

Lucas Colling (links) und Patrick Jobst sehen große Chancen in Künstlicher Intelligenz. In Zukunft wird jeder Office-Mitarbeiter KI wie einen Assistenten nutzen, sind sie überzeugt. Der Hunger der Kolleginnen und Kollegen auf KI sei groß. Während Patrick IJTo Obspt eurnadti osnesin d Tiea Inmfr daestrr uktur schaffen, identifiziert Lucas Colling im Demand Management KI-Tools, die GEALANProzesse noch effizienter machen.

„Wir stellen uns KI-Lösungen, speziell den Microsoft Copilot, als Assistenten vor, den jeder Office- Mitarbeiter bei GEALAN an seiner Seite hat“, sagt Lucas Colling. „Natürlich ersetzt er keinen einzigen echten Mitarbeiter, aber er ist eine wichtige Hilfe für jeden. Die KI übernimmt zuerst und vor allem stupide, immer gleich ablaufende Vorgänge – das Plus an Geschwindigkeit und Effizienz, das allein dadurch entsteht, wird sehr groß sein.“ Was Künstliche Intelligenz kann, geht aber weit darüber hinaus. „Es gibt Use Cases ohne Ende“, sagt Lucas Colling. „Sie schlummern in den Köpfen unserer Fachleute.“ Ein anschauliches Beispiel ist die Bestellanforderung bei GEALAN, die immer zum Einsatz kommt, wenn der Einkauf etwas Bestimmtes besorgen soll. Früher stand die Bestellanforderung auf Papier, es musste ein Formular ausgefüllt werden. Im Zuge der Digitalisierung wurde der Papierbogen digital: Mit Lotus Notes wurde ein Formular erstellt, mit dem man die Bestellanforderung am Rechner ausfüllte. Mit dem Ende des veralteten Lotus Notes und dem Start der modernen Microsoft Power Platform geht es nun gleichzeitig in Richtung KI: Die einzelnen Positionen müssen nicht mehr manuell am Rechner in ein Formular übertragen werden, sondern werden von einer KI via Texterkennung direkt als Positionen, Preise, Steuerschlüssel etc. erkannt und eingefügt. Eine Anbindung an SAP ist der nächste Schritt – so wird die Bestellanforderung gleich weiter buchbar. „Bestellanforderungen haben oft sehr viele Positionen. Die muss dann niemand mehr abtippen, das passiert einfach automatisch – das spart natürlich Zeit“, sagt Lucas Colling.

Ein anderes Beispiel sind Sicherheitsdatenblätter. Sie spielen in der GEALAN-Arbeitssicherheit eine wichtige Rolle, weil sie genaue Anweisungen enthalten, wie bestimmte Gefahrstoffe gehandhabt und normgerecht überprüft werden müssen. Für jeden Gefahrstoff gibt es einen eigenen Prüfablauf, der sehr komplex sein kann. „Das wäre eine gute Gelegenheit, einen KI-Agenten einzusetzen“, sagt Lucas Colling. „Man könnte speziell dafür einen KI-Agenten entwickeln, der für jeden Gefahrstoff trainiert wird und dann jeden Ablauf genau kennt. Man nennt ihm den Gefahrstoff und er spuckt die spezifischen Informationen aus, den gesamten Ablauf, der einzuhalten ist.“

Wichtig ist Patrick Jobst und Lucas Colling, dass die Ideen, wo KI effizient zu nutzen ist, aus den Fachabteilungen kommen. Zeitraubende, immer gleiche Abläufe der KI zu überlassen, leuchtet jedem unmittelbar ein, aber nach und nach werden auch kompliziertere Vorgänge KI-Assistenz bekommen. „Die Neugier, ich würde sogar sagen der Hunger unserer Kolleginnen und Kollegen auf KI ist groß“, sagt Patrick Jobst. „Jeder, der einen vollen Schreibtisch hat, ist dankbar und offen für neue, schnelle und gute Lösungen.“ „Unsere Aufgabe ist es, das Fachwissen und die vorhandenen Systeme mit den KIMöglichkeiten zusammenzubringen“, ergänzt Lucas Colling.

Patrick Jobsts Arbeitsbereich hat sich in den 23 Jahren, die er bei GEALAN ist, extrem verändert. „Als ich begonnen habe, waren wir ein Mini-Team von drei Leuten, jeder konnte alles. Heute sind wir zu zwölft, haben Konzernstrukturen innerhalb der IT geschaffen, die Vernetzung mit unserem Mutterkonzern, der viele Applikationen mithostet, vorangetrieben, haben für uns passende Cloud-Lösungen gefunden. Eine unserer wichtigen Aufgaben, auch wenn das vielleicht nicht so sexy klingt, sind Standardisierung und Konsolidierung – wir wollen an allen GEALAN-Standorten möglichst gleichartige Lösungen haben, die gut vernetzt sind. Ich sehe das auch als eine Form von Professionalisierung.“ Die GEALAN-IT hat sich spezialisiert und heute mehr Aufgaben denn je. „Mein Job ist jeden Tag spannend. Das Umfeld ist permanent im Wandel.“

Vor wenigen Jahren konnte sich noch niemand vorstellen, mit Künstlicher Intelligenz zu arbeiten. Heute ist es umgekehrt. „Niemand kann wissen, was in fünf oder zehn Jahren ist“, sagt Lucas Colling. „Aber dass die KI uns alle arbeitslos macht: das sicher nicht. Gerade für komplexe Entscheidungen, die viele Faktoren berücksichtigen müssen, braucht es natürliche Intelligenz. Von der Superintelligenz, die denken und entscheiden kann wie wir, sind wir schon noch ein Stück entfernt.“ Hätte ChatGPT diesen Artikel geschrieben, dieses Zitat stünde vermutlich nicht hier.