Více než jen změna vzhledu

Tanja Avci (44) vybíhá po schodech. Cesta k jejímu pracovnímu stolu po ránu v poslední době vede do třetího patra. 'Jakmile se posadím, musím si nejdřív dát kávu, abych se uklidnila,' žertuje. Jako vedoucí týmu lidských zdrojů je Tanja Avciová mezi prvními v GEALANU, kdo si může užívat nové kancelářské prostředí, protože její oddělení je pilotním projektem: jako první se přestěhovala do "multispace" (jak tomu říká) nebo "open space" (jak by řekli jiní).

Plán na modernizaci kanceláří společnosti GEALAN v Oberkotzau vznikl již před mnoha lety. Tanja Avci celý proces podporuje jako členka projektového týmu od roku 2018. 'Nový design se týká všech pracovníků administrativního oddělení, od generálního ředitele až po úředníka,' říká. Skutečnost, že byli všichni přivedeni a zapojeni, byla v každé fázi velmi důležitá."Provést takovou změnu je možné pouze společně. Projekt se neprovádí shora dolů. Vedení sice poskytne několik pokynů, ale jemnější body a detaily nechává zcela na zaměstnancích.

Jedním z pokynů je zrušení jednotlivých kanceláří. Vedení je ani nesmí mít. To je obrovský krok, protože to samozřejmě znamená konec starých privilegií. GEALAN chápe, že transformace znamená skoncovat se starými zvyky, opustit komfortní zónu a odvážit se něčemu novému. Druhý pokyn stanoví, že se zaměříme na práci orientovanou na pracovní postupy. Zaměstnanci u sebe nesedí proto, že to tak bylo vždy, ale spíše proto, že pracovní proces a logika práce určují, kde by měli být. Pro oddělení, jako je HR, to možná není tak důležité, protože "můžeme sedět všude", říká Tanja Avci, ale v případě ostatních oddělení, která na sebe přímo obsahově navazují, to důležité je: "Proto dáváme do centra produktový management a kolem něj na jednom patře a v jednom prostoru uspořádáváme systémový vývoj, technické oddělení, materiálové hospodářství, prodej a marketing - to je opravdu "velký úspěch" koncepce.

Pro jaký segment trhu produkt navrhujete, proč je navržen právě tímto způsobem, jak inovaci promítnete do prodejních argumentů, jak zpětná vazba od zákazníků ovlivní další návrh systému - všechny tyto věci spolu přímo souvisejí a dialog je podporován tím, že jste v těsné blízkosti. Nikdo nemusí zvedat telefon nebo se vydávat do jiné kanceláře, aby si ujasnil nějakou otázku. Komunikace se v multispace prostě automaticky zvedá. Všichni jsou informováni o novinkách. Vznikají kratší komunikační linky, čímž se celkově zvyšuje efektivita a přináší to prospěch všem. "Vývojové cykly našich produktů se zkracují, musíme se rozhodovat rychleji a musíme si je neustále sdělovat, abychom se vyrovnali i s rostoucí složitostí. Silo mentalita, kdy je každý sám za sebe a vy se od sebe odříznete, vede pouze k nedorozuměním. 'Naším cílem je, aby každý věděl, jaký dopad mají jeho rozhodnutí na ostatní. Aby každý věděl, jak jsme vzájemně propojeni. Nové kanceláře musí sloužit tomuto velkému účelu, kterým je větší výměna a lepší komunikace. Nejsou symbolem statusu.

Společnost GEALAN přemýšlí nestandardně. "Nejprve jsme se chtěli podívat, jak to dělají ostatní, a prozkoumat příklady nejlepší praxe. Podívat se, jak ostatní vytvářejí moderní kancelářské prostředí a nové způsoby práce. Projektový tým složený z členů oddělení lidských zdrojů, organizace, IT a správy budov si ověřuje softwarovou společnost, ale také nápady Fraunhoferovy společnosti a Audi. "Mnoho věcí zní teoreticky dobře," říká Tanja Avci. "Ale teprve když se podíváte na skutečné příklady, můžete se skutečně rozhodnout. Co se společnosti GEALAN osvědčilo a co ne? Jedna věc je však po prvních zjištěních jasná: 'Aby všichni sdíleli stoly a neměli vlastní stálé pracovní místo, to nechceme. Jedním z našich cílů bylo vytvořit si domov, a to se nedá, když každý den pracuji někde jinde," říká Tanja Avci. 'Navíc můžeme pracovat na základě projektů, ale to není vše, co děláme'. Otevřená kancelář, jak je tradičně k vidění v USA, také nepřipadá v úvahu: "Takové uspořádání v řadě jako v call centru, kde se všichni schovávají, protože se sotva mohou soustředit, a protože je tam příliš hlučno, by pro nás bylo všechno, jen ne pokrok. Společnost GEALAN si nepotrpí na velké místnosti, místo toho chce smysluplné synergie.

"V žádném případě jsme nechtěli být slepí k vlastním nedostatkům společnosti, ale záměrně jsme se spoléhali na příspěvky externích stran, odborníků," říká Tanja Avci. GEALAN povolává odborníky. Zakázku získává velký hráč: VITRA, která je po celém světě známá svými klasickými návrhy, jako jsou Eames Lounge Chair a Panton Chair, se postará o design. Delegace společnosti GEALAN se vydává do Weilu nad Rýnem, kde se nachází areál společnosti VITRA a její ikonické budovy, jako je například Muzeum designu. Se společností VITRA se pro nové kanceláře "doslova" rozdávají zcela nové karty. Během strategického workshopu jsou půdorysné výkresy pro oddělení administrativy GEALAN rozloženy na stůl patro po patře, manažeři divizí na ně umísťují karty, dále umísťují samotné divize a vybírají, kde a kolik pracovních stanic má být. Doladění provedou zaměstnanci později během uživatelského workshopu, kdy pak doplní hrubé plány kartami: jedna karta pro dvojdisk, další pro tiskárnu, jedna pro skříň, jedna pro kávovar a další pro klidovou zónu. Takto začnou plány nabývat tvaru - kartičku po kartičce. Poradci pro pracovní místa a návrháři interiérů ve společnosti VITRA nechávají toto vše vplout do návrhu.

Výškově nastavitelné stoly s větší pracovní hloubkou a nové pohodlné židle na pracovišti - barvy si divize vybírají samy - kreativní zóny se stoličkami a flipcharty, zóny pro setkávání, kde si lidé mohou občas dát i neformální šálek kávy, vzduchové filtry, tlumiče zvuku, rostliny a spousta světla - nové kanceláře jsou okamžitě lákavé. Důležité je, že jsou zde také místa, kde může každý hledat útočiště. "Důvěrnost byla velkým problémem," říká Tanja Avci. 'Generální ředitel samozřejmě musí mít možnost v klidu si o věcech promluvit, ale tuto možnost má i každý zaměstnanec: pokud si chci v klidu promluvit po telefonu nebo se připojit k videokonferenci, využiji box pro rozhovory mezi čtyřma očima nebo některou z dalších zasedacích místností.' Jedině tak se multispace může stát skutečně volným a otevřeným prostorem. Tvrdohlavé prosazování nápadu není pro všechny zúčastněné strany řešením. 'Zůstáváme flexibilní. Pokud něco nefunguje, změníme to.' GEALAN má rád nezávislé myšlení.

V kancelářích hraje velkou roli digitalizace: pracovní stanice s notebooky, používání mobilních zařízení, náhlavní soupravy, možnosti vizualizace, vzdálený přístup, pohodlné prostředí pro videokonference - to vše je zohledněno. Digitální nástroje již často nevyžadují osobní přítomnost. I proto je možnost pracovat dva dny v týdnu z domova nedílnou součástí nové pracovní koncepce společnosti GEALAN. 'Koncepce kanceláří je založena na tom, že přibližně 75 % zaměstnanců pracuje osobně na pracovišti v Oberkotzau,' říká Tanja Avci. Nové prostory a jejich příjemná atmosféra by však mohly být pro některé důvodem, proč pracovat méně z domova a být více v kanceláři.

"Na začátku byly samozřejmě i obavy," říká Tanja Avci: "Budu v prostorných místnostech ještě vůbec vnímána jako jednotlivec? Jaký bude hluk v pozadí? Budu mít dostatek úložného prostoru? Co když bude mít někdo rýmu?" Brát tyto obavy vážně bylo důležitou součástí procesu. Vždy však bylo jasné, že GEALAN se rozhodl pro změnu, nikoliv pro setrvání na místě. Protože v konečném důsledku výhody jasně převažují nad nevýhodami. "V naší nové kanceláři se mi pracuje lépe," říká Tanja Avci. 'V kanceláři pro dva lidi je těžké se na něco soustředit, když druhý člověk například telefonuje - tady je to mnohem snazší, protože hladina zvuku je rozprostřena do většího prostoru. Komunikace se stává důležitější: více mluvím se svými kolegy a mám pocit, že je snazší se sejít a zůstat ve vzájemném kontaktu.

Třetí patro je hotové, výstavba druhého patra je plánována na rok 2023 a první patro - stěžejní prvek a největší změna - bude následovat bezprostředně poté. Tak se to, co společnost VITRA nazývá "Net 'n' Nest", ve společnosti GEALAN postupně mění ve skutečnost: kancelář slouží jako komunikační centrum a zároveň nabízí místo, kam se můžete uchýlit. "Opravdu domov," říká Tanja Avci. "A to docela stylový.