Bevásárlás haladóknak

Ha minden jól megy nálunk a beszerzési osztályon, senki nem veszi észre, hogy vagyunk. De ha probléma van, nagyon gyorsan csörögnek a telefonjaink” – mondja Rebecca Fichtelmann és nevet. Ő és hét fős anyaggazdálkodási csapata minden nap azon fáradozik, hogy a GEALAN vállalatot ellássa mindazzal, amire a vállalatnak szüksége van ahhoz, hogy sikeresen és zökkenőmentesen tudjon dolgozni. A további két munkatársat foglalkoztató áruátvétel Oberkotzauban szintén Fichtelmann részlegéhez tartozik. A beszerzés három különböző területen történik: alapanyagok, kereskedelmi áruk és üzemen belüli szükségletek. „Fő alapanyagunkat a PVC-t, de az adalékanyagokat is – módosítókat és például titán-dioxidot vagy akár tömítőanyagokat – vásároljuk. A kereskedelmi áruk közé tartoznak például az acélprofilok. Az üzemen belüli szükségletek azok, amikre az üzemen belül szükségünk van: a munkavédelmi cipőktől és csavaroktól kezdve a WC-ben használt eldobható kéztörlőkig. Ezen kívül az utazásszervezésről is gondoskodunk.”

Ritkán látott erőforráshiány

A GEALAN bevásárlólistája nagyon speciális. Normál időkben a kihívás az, hogy minden tételt a legjobb minőségben a legjobb áron szerezzünk be – egy olyan feladat, amit Rebecca Fichtelmann szeret: „A beszerzésben minden nap izgalmas. Ha sokáig vitatkozunk és aztán elérjük az optimumot a GEALAN számára – az igazán boldoggá tesz.” 2020 óta azonban bonyolultabb az alapanyagok beszerzése: „Cégünk rengeteget növekedett, ami természetesen nagyszerű – forgalmunk 2021 első felében 35 százalékkal haladta meg az előző év azonos időszakát! Másrészt 2020 vége óta nagyon szűkösek a rendelkezésre álló anyagok, amelyekre szükségünk van” – mondja Fichtelmann. „Beszéltem egy kollégámmal, aki 25 éve ismeri a PVC piacot és megkérdeztem: Mi történik itt? Hihetetlen. Azt mondta: Korábban is voltak már szállítási problémák, de ilyen mértékben soha.” A beszerzés a GEALAN számára egy olyan munka, ami professzionalizmust és erős idegeket igényel.

A koronajárvány hurrikánként söpör végig minden piacon, összekuszálja az ellátási láncokat; Fichtelmann elemzése szerint azonban nem ez az egyetlen kihívás: „Az acélgyártás területén nagyolvasztókat kellett leállítani, acélbeszállítóink pedig szűkös kínálatot tapasztalhattak. A PVC területen vis maior híreket (elháríthatatlan akadályokról szóló hírek, szerkesztő megjegyzése) kaptunk a PVC gyártónktól és jelentős termeléskiesések voltak. Helyenként karbantartási munkálatok zajlottak a PVC gyártóknál és a gyártás szünetelt; az előre gyártott mennyiségek már ki lettek osztva – egyszerűen hihetetlenül nagy a kereslet.” Az USA-ban fagyos időszakok tomboltak, viharok dúltak, teljes PVC-gyárak termelése leállt, így az európai üzemek még nagyobb nyomás alá kerültek. Ugyanakkor a koronavírus megbénította a logisztikát: „A szállítási határidők eltolódtak, a szállítmányozó cégeknek hirtelen problémái akadtak a határokon végzett korona-ellenőrzésekkel, a kamionok álltak, mert a sofőrök tesztje pozitív lett.” Mindezek előre nem látható globális események, amelyek hatással vannak az európai piacokra és a GEALAN vásárlási szokásaira. Mindezek mellett az összefüggéseket átlátni és reálisan tervezni: ebben rejlik a beszerzés művészete

Óriási áremelkedés a következmény

„Óriási áremelkedést tapasztaltunk. A beszállítóknál ez a „vidd el vagy hagyd itt” formában tetőzött – az árakkal már egyáltalán nem volt alkudozás. Számunkra egyre kevésbé az árak, hanem egyre inkább az ellátásbiztonság megteremtése a fontos.” A helyzet ellenére a GEALAN minden egyes nyersanyagával szemben támasztott igénye egy pillanatra sem csökken: azok lehetőleg Németországból kerülnek beszerzésre, a minőséget folyamatosan a saját kutatás-fejlesztés részleg ellenőrzi. Az alapanyag-innovációk közös előmozdítása érdekében minden eddiginél fontosabb a hosszú távú partnerség a nyersanyag-beszállítókkal, amelyet ennek megfelelően tartanak fenn. „Természetesen minden specifikációt megbeszélünk a szakrészlegekkel, ők a szakértők, de a beszerzési osztály egyezteti az árakat, a fizetési módokat és a szállítási határidőket. Külföldi kapcsolt vállalkozásainkkal intenzív eszmecserét folytatunk, anyagokat küldünk ide és oda, kapcsolatokat használunk. Ennek eredményeként közelebb kerültünk egymáshoz és egyre inkább nemzetközi szinten tevékenykedünk.”

A járvány idején az utazásszervezés szinte lehetetlen, és ha nem lenne ennyire őrült a helyzet, pozitívumnak lehetne tekinteni: könnyebbség a beszerzési részleg számára, ami minden repülőjegy- és szállodafoglalásért felelős lenne. Míg a nyersanyagpiac világszerte pörög, Tannában és Oberkotzauban az ördög olykor a részletekben rejlik: „Például már nem volt ragasztószalag. Ragasztószalag nélkül nem tudjuk becsomagolni konténereinket és a szél lefújja a fóliát a konténerekről Tannában. Gyors megoldásra volt szükségünk: ragasztószalagunknak átlátszónak, UV-állónak és erősnek kell lennie. Ezután gyorsan és célravezetően kell foglalkoznunk az ilyen termékspecifikációkkal”.

Nincs leállás a cégcsoporton belüli koordinációnak köszönhetően

A kihívás a beszerzés számára az alapanyagok szűkösségére való tekintettel a „mégis” szóban rejlik: az alapanyagoknak mégis ott kell lenniük, a keverőüzem silóinak tele kell lenniük, az extrudereknek üzemelniük kell. „Számunkra az alapanyag elsődleges prioritást élvez. Minden más utána következik, de azt is figyelembe kell venni. És olykor uralnunk kell a káoszt.”

Rebecca Fichtelmann stratégiája a koordináció. Egy szó, amit a beszerzési részleg vezetője tizenhatszor használt a GEANOVA interjúban – cégcsoporton belüli koordináció a nyersanyagok közös megrendelésére a gyártással, a kutatás-fejlesztési részleggel. „Minél több új üzenet és friss hír érkezik hozzánk a piacokról, annál inkább erősítjük egyeztető köreinket.”

Rebecca Fichtelmann egy olyan ember, aki a problémákat kihívásnak tekinti. Kiváló tehetsége van a szervezéshez, a magánéletben is. Ha a baráti köréről van szó, hogy hova menjenek nyaralni, hova menjenek kirándulni, milyen rendezvényre menjenek el, akkor ő az, aki mindenről gondoskodik. Vitatja, hogy veleszületett tehetsége lenne a vásárláshoz, de az igaz, hogy édesapja is beszerzési vezető volt egy közepes méretű cégnél. Rebecca Fichtelmann mindent időben megcsinál, nem halogatja a dolgokat, és végig viszi, amit elkezdett. Szakmai pályafutása is ezt bizonyítja: a középiskola és a szakközépiskola után egyetlen jelentkezést írt – ipari ügyintéző gyakornoki képzésre a GEALAN vállalatnál, találomra. Már amikor belépett a vállalathoz az üvegtornyon keresztül, intuitíven egy jó érzés fogta el, az állásinterjú során érezte, hogy megvan a kémia és azonnal felvették. 2007-ben elkezdte a képzést a beszerzésben, amelyhez csak kis ideig volt hűtlen az értékesítés részlegnél tett kiruccanás révén, és átvették. „A munka a beszerzés területén kezdettől fogva érdekelt és kihívást jelentett. Tetszettek a belső és külső kapcsolatok és önállóan tudtam dolgozni, egyik nap sem volt olyan, mint a másik. De a továbbtanulás gondolata soha nem engedett el.” Így hát főállása mellett Rebecca Fichtelmann először üzemgazdásznak tanult levelező tagozaton, majd elkezdett közgazdaságtant tanulni a Hofi Alkalmazott Tudományok Egyetemén esti tagozatán: „Fontos volt számomra, hogy tanuljak, de ezért ne hagyjam el a GEALAN vállalatot. A főnököm és az egész részleg mögöttem állt és támogatott, különben nem tudtam volna csinálni.” Négy éven át teljes munkanapok után és a hétvégéken igényes felsőfokú tanulmányokra késztette magát és sikeresen abszolválta – így Rebecca Fichtelmann diplomája nemcsak szakértelmét, hanem eltökéltségét és azon tehetségét is dokumentálja, hogy hogyan lehet egyszerre sok labdával zsonglőrködni.

A GEALAN vállaltnál ő irányította az SAP implementációt az anyaggazdálkodásban és szakdolgozatával kísérte a projektet. „Fiatal csapat voltunk, nagy bizalmat kaptunk.” Ahhoz, hogy elkezdjék az SAP-t, a beszerzés rögzítette az összes tényleges folyamatot és kidolgozott egy célkoncepciót. A folyamatok egyre karcsúbbak és célorientáltabbak lettek. Az anyaggazdálkodás minden feladata digitalizálásra került és szinte papírmentes lett, egy mindenki számára elérhető archiváló rendszer került telepítésre szállítólevelekhez és rendelési visszaigazolásokhoz, ezt követte egy szerződés-adatbázis és beszerzés-ellenőrzés, az interfészeknek a többi részleghez működniük kellett. „Ez volt az a szép dolog, amin részlegeken átnyúlóan dolgoztunk, amit mindannyian együtt fejlesztettünk és teszteltünk. A go live 2019. január 1-jén volt – ez egy igazán izgalmas nap volt mindannyiunk számára.” Az SAP Rebecca Fichtelmann első nagy projektje volt és jól működött. Csoportvezető, 2021 januárjában, 33 évesen pedig anyaggazdálkodási osztályvezető lett. Az üvegplafon, amellyel a nők gyakran találkoznak a karrierépítés során , nem létezik számára a GEALAN-nál.

Rebecca Fichtelmann új a vezető pozícióban, de évek óta tagja a beszerzési csapatnak és kifejezetten a csapat tagjának tekinti magát. Szilárd meggyőződése, hogy ez a csapat az oka annak, hogy nemcsak sikerül megbirkózni a viharos időkkel, hanem örömüket is lelik a munkában. „Nagyon összenőttünk ebben a válságos időszakban. A távolság ellenére, amit be kellett tartanunk, a közelség és az összetartás erősebb, mint valaha. Mindenki megérti a másikat, mindenki elmondja a véleményét és szilárd meggyőződésünk, hogy együtt meg tudjuk csinálni.”