SAP? Megy, mint a karikacsapás!

Susana Santos (43) korán szeret kelni és nagyon aktív a reggeli órákban. Elsőként, ír egy listát az aznapi teendőiről. Szereti a to-do listákat. Nem is csoda, hiszen nagyon jó az elvégzendő feladatok kipipálásában. "Jól érzem magam tőle." 

Gyakran hívják kockának azokat, akik IT területen dolgoznak. Susana Santos viszont ennek pontosan az ellenkezője: nyitott, kommunikatív, kedves. Az eredetileg portugál bevándorló szülők lánya már fiatalon is vonzódott az informatikához. Középiskolásként unalmasnak találta a gépelést és a gyorsírást, inkább a számítástechnikát választotta, amely a kilencvenes évek elején még szokatlannak tantárgynak számított. Hofban egyike volt a nyolc hetedik osztályos tanulónak, közülük is az egyetlen lány volt. Tizenhat éves korában megkapta első számítógépét, "floppylemez-meghajtóval és hatalmas képernyővel. Elolvastam az utasításokat, mindent magam telepítettem, és így idővel magamtól megtanultam a Word és az Excel kezelését is." Míg a többi gyerek Pac-Mannel és Tetrisszel játszott, Susana Santos elkezdte gépelni az összes füzetét, a tartalmát floppy lemezekre kimentette és rendezte. "Csak szórakozásból csináltam." 

Susana Santosnak határozott elképzelése volt arról is, mit akar csinálni iskola után. A diploma megszerzésével tovább szeretett volna tanulni, de először sürgősen tapasztalatot akart szeretni. "Tizenkét év iskola után nagyon szerettem volna dolgozni." A Hof régió összes nagyvállalatához jelentkezett, de a GEALAN volt a leggyorsabb, aki lecsapott rá. Susana Santos ipari tisztviselő lett, és végigjárta az összes osztályt, ahogy az a gyakornokok esetében megszokott. "Ez még ma is hasznomra válik: tudom, mit csinálnak a kollégáim, és nagyra értékelem a személyes kapcsolatot." Ugyanakkor Susana Santos számára még mindig egyértelmű volt, hogy továbbra is tanulni szeretne. A GEALAN tökéletes lehetőséget kínált számára a duális tanulmányi programmal, amelyet akkor még "emelt szintű gyakorlattal folytatott tanulmánynak" hívtak. Szakmai gyakorlatát követően 2001-től üzleti adminisztrációt tanult a Hof Alkalmazott Tudományok Egyetemén, a féléves szünetekben, illetve a gyakorlati félévekben pedig a GEALAN-nál dolgozott. "Így pénzt is kerestem, amiből magam tudtam finanszírozni a tanulmányaimat."  

Susana Santos szeret a szokásostól eltérően gondolkodni. Bár üzleti adminisztrációt tanult, marketing és kontrolling szakon, spontán igennel válaszolt, amikor a GEALAN-nál megkérdezték tőle, hogy lenne-e kedve kipróbálni magát az informatikában. "Nem csak a számítógép felállításáról volt szó, hanem kreatív megoldások alkalmazásáról is. Amikor a munkatársaknak problémája van valamelyik munkafolyamatban, ki kellett találnunk, hogyan lehet azt a lehető legokosabban megoldani informatikai eszközök segítségével. Ezt rendkívül izgalmasnak találtam." Ütemezési rendszer az ügyfelek megrendeléseihez, visszajelzési rendszer a termeléshez, amely megjeleníti a mennyiségeket, selejteket, időket, az LFS raktárkezelő rendszer frissítése – Susana Santos egyre mélyebbre és mélyebbre merült az informatikában, és azóta soha nem tért el tőle. "Az, hogy nem tanultam informatikát, nem hátrány: sok mindent látok üzleti és marketing oldalról. Segít abban, hogy a teljes képet lássam, ne csak az informatikai témákat önmagukban. És vannak szakértők a programozói csapatban." Susana Santos éppen most írja diplomamunkáját egy olyan témában, amely jelentősen meghatározza majd szakmai jövőjét. Ez pedig az SAP.  

2005-ben, üzleti adminisztrációs diplomájával a zsebében Susana Santos csatlakozott a GEALAN-hoz az informatikai részlegvezető asszisztenseként. A GEALAN 2007-ben kezdett SAP megoldásokkal dolgozni – kezdetben a kereskedelmi területen és az anyaggazdálkodásban. Az SAP széles körű bevezetése a GEALAN-nál több évet vett igénybe, és mintegy 10 millió eurós befektetést igényelt. A GEALAN által valaha megvalósított legnagyobb informatikai projekt Susana Santos specialitásává vált. Az előkészületek 2016-ban kezdődtek az oberkotzaui központban. Az SAP bevezetésének célja az volt, hogy leváltsa az elöregedő ERP (Enterprise Resource Planning) szoftvert, és a GEALAN központi szoftverévé alakítsa, amely az ellátási lánc szinte minden üzleti folyamatát és információáramlását kezeli, ellenőrzi és tervezi. Minden területhez megfelelő SAP modul áll rendelkezésre a megrendelésektől a szállításig és a számlázásig. Ha egy ügyfél megrendelést ad le a GEALAN-nál, megrendelés jön létre az SAP-ban. Ha az árut a semmiből állítják elő, ahelyett, hogy raktárról szállítanák, a termelési megrendelés SAP-ban jön létre, és a szállítás ütemezésre kerül. Amikor az áruk úton vannak az ügyfél felé, az SAP arról számol be, hogy készíthető a számla. A rendszer a bejövő és kimenő fizetéseket is regisztrálja. "Az egyetlen törés a rendszerben a rakodás. Továbbra is a raktárkezelő rendszerünkre akarnánk támaszkodni, mert nagyon jól működik és teljesen vállalatra szabott."  

Susana Santos optimista. "Mindig szem előtt tartottam azokat az előnyöket, amelyeket az SAP kínál nekünk: egy modern felhasználói felületet, amellyel sokkal élvezhetőbb dolgozni, mint a régimódi zöld képernyőkkel, valamint jobb a menünavigáció, egyszerűbb az adatok elérése és mindez megkönnyíti a munkát. Többé nem kell kattintgatnom és görgetnem a szegmensszámokat. Végre minden információt azonnal látok, az ügyfél minden megrendelésével együtt." Az SAP egy integrált rendszer, ami azt jelenti, hogy a lánc elején minden változás azonnal változásokat eredményez annak későbbi szakaszaiban. Az új értékesítési rendelés közvetlenül generálja a tervezett rendelést a termelésben. Természetesen az SAP valódi automatizálást is lehetővé tesz. Ez a kifejezés egyeseket a munkájuk megtartása miatt megijeszt. "Ezért volt hihetetlenül fontos számunkra, hogy minden alkalmazottat már a kezdetektől bevonjunk, és elmagyarázzuk mindenkinek, hogy természetesen továbbra is szükség lesz rájuk." Mint sok fontos GEALAN projekt, az SAP bevezetése sem felülről lefelé halad. A projekt munkatársai, akiket kulcsfontosságú felhasználóknak neveznek, minden részlegről érkeznek, és további SAP-képzésen vesznek részt. Beépítik részlegük szakértelmét az SAP-ba. Más szóval, meghatározzák, hogy mit kell belefoglalni és hogyan. Osztályukon továbbadják az információt, elmagyarázzák kollégáiknak az SAP szoftver használatát és válaszolnak a kérdésekre. „Fontos a dolgok fokozatos bevezetése.", mondja Susana Santos. "Ilyen módon együtt tudjuk formálni a változást." 

Vannak emberek, akik azt várják, hogy a dolgok csak úgy az ölükbe pottyanjanak, de Susana Santos nem ilyen. Tökéletes tervező. Családi utazás során is mindig felméri, melyik családtagot, mi érdekli a legjobban. Aztán aprólékosan megtervezi az szabadság minden napját – természetesen Excelben: érkezés Antwerpenbe reggel 9 órakor, városközpont, városháza, székesegyház, ebéd a Wafflehouse-ban, 14 órai indulás Calais-ba, komppal Doverbe, majd White Cliffs, stb. Így a szabadság minden órája tökéletesen kihasználható. És már kész is a szuper nyaralás. Susana Santos nagyon hasonló módon közelítette meg az SAP-t. Kezdetben átfogó elemzés készült; majd az SAP bevezetésének nagyszabású projektjét kisebb műveletekre bontották, amelyeket lépésről lépésre dolgoztak fel. "Ebben a fázisban semmit sem szabad figyelmen kívül hagyni. Minden osztálynak ki kell vennie a részét a munkából. A kollégák fejében rengeteg információ van, Excel táblázatokban, Word dokumentumokban. Ki kellett nyernünk ezeket az információkat (Mi a munkastílusod? Milyenek a folyamataid?) majd integrálni a szoftverbe, hogy végül úgy működjön, ahogy nekünk hasznos."  

Ezután következett a tervrajzi fázis. Az SAP projektcsapat minden SAP-modulhoz koncepciót írt, mindent alaposan tesztelt és kiképezte az alkalmazottakat. Csak miután teljesen megbizonyosodott arról, hogy minden rendben van, az adatok a régiből az új rendszerbe kerültek. Ezután az alkalmazottakat felhasználóként aktiválták, és az elemeket átvitték a régi rendszerből. Aztán eljött a nagy pillanat: 2019. január 1-jén Oberkotzauban. "Nagyon korán érkeztem; Természetesen egy kicsit ideges. Volt egy pontos átállási tervünk, hogy mikor kerül át az intézkedés a régi rendszerből az SAP-ba, és természetesen egy tartaléktervünk, amely visszaállította volna a régi rendszerünket arra az esetre, ha a dolgok rosszra fordulnának." Az első vevői rendelés folyamatban van. Az első szállítmány úton van. "Lépésről lépésre haladtunk. Egy ilyen átállás nem kis dolog. A projekttel foglalkozó csapat heteket töltött azzal, hogy a kollégák mögött állva oldotta meg a problémákat." A megfelelő felkészülés és a hatékony támogatás kifizetődött! Az SAP-ra való átállás működött és hatalmas siker lett – Susana Santost pedig 2019-ben előléptették az IT alkalmazásokkal kapcsolatos tanácsadási csoport vezetőjévé.  

A GEALAN nemzetközi leányvállalataiban is elkezdte bevezetni az SAP-t: először Horvátországban 2020-ban, majd Franciaországban, Lengyelországban és Romániában pár év különbséggel. A GEALAN BALTIC 2025-ben követi a példát. 2021 óta Susana Santos felügyeli az SAP bevezetési projektjét. Fontos számára, hogy a bevezetés mindig azonos módon történjen. "Persze, szabványosítjuk az informatikai folyamatainkat, hogy mindannyian ugyanazt az informatikai nyelvet beszéljük, de ez nem egyirányú utca. Külföldi kollégáinktól is kapunk visszajelzéseket: Lengyelország sokkal előrébb járt a digitalizáció terén, mint mi. Rendelésbevitelük szinte teljesen elektronikus volt. Természetesen tanultunk ebből is." 

Susana Santos szerint az SAP bevezetése nem csak számokról és adatokról szól, hanem azokról az emberekről is, akik a rendszerrel dolgoznak. 2024-ben megbeszélést tervez tartani a GEALAN összes telephelyének összes kulcsfontosságú felhasználójával. "Az a célom, hogy valóban csapatként fejlődjünk együtt, megismerjük egymást és együtt ötleteljünk. Az informatikai projektek nemzetközi szinten is kezelhetők, így nagyszerű új lehetőségek születhetnek." Susana Santos meg van győződve arról, hogy az SAP felgyorsítja az üzleti folyamatokat, és ez a sebesség lehetővé teszi a GEALAN még gyorsabb növekedését. "Természetesen az SAP-fejlesztéseknek soha nem lesz vége", mondja. "Folyamatosan frissítjük a szoftvereket és folyamatokat, például nagy léptékben, egy felhőalapú megoldással az ügyfélkapcsolat-kezeléshez és egy új SAP modullal a szerszámkészítéshez, kisebb léptékben, továbbfejlesztett konténerkezeléssel és elektronikus csomaginformációkkal. És ez csak négy példa a sok közül." 2024-ben a GEALAN áttér az S4/HANA-ra, a legújabb SAP technológiára, amely több tárhellyel, még modernebb felülettel és új funkciókkal rendelkezik majd: a hagyományos tranzakciók alkalmazásokká válnak. Például az értékesítési adatok elemzése egy alkalmazáson keresztül, akár mobilon is működni fog.  

SAP? A GEALAN-nál nem is működhetne gördülékenyebben. Minden láncszem a helyén van, és hamarosan még több következik. Újabb és újabb pipa Susana Santos teendőlistáján.