99 procentų nepakanka

Kiekvienų metų pabaigoje 27-erių Beatrix Ludwig žvelgia į priekį. Ne pasitelkdama burtais, o remdamasi kruopščia duomenų analize. Ji rengia GEALAN profilių gamybos planą Tanos gamykloje – planą, kuris derinamas su ilgalaikiais įmonės strateginiais tikslais. Beatrix nustato, kiek produkcijos kitais metais reikės pagaminti, prognozuoja sandėlio atsargų pokyčius ir tai, kaip bus apkrautos sandėliavimo erdvės. Beatrix, žinoma, nėra būrėja – ji strateginės logistikos ekspertė. „Tarp ilgalaikio planavimo ir operatyvinio planavimo, kuriame sprendžiama, ką darysime artimiausią savaitę, yra didelis atstumas. Metinė planuotė – tai tik bendras kelrodis, kurį kas mėnesį tiksliname. O operatyviniame plane, kurį padedu rengti kaip konsultantė, aiškiai nurodoma, kuris užsakymas bus vykdomas konkrečioje gamybos linijoje“, – pasakoja ji. GEALAN logistikoje gamybos planavimas tampa jungtimi tarp gamybos cechų ir sandėlio, kuriame komplektuojami ir paruošiami klientų užsakymai.

Beatrix Ludwig savo karjerą GEALAN pradėjo kaip studentė praktikantė. Hofo aukštojoje mokykloje ji studijavo tiekimo grandinės valdymą ir logistiką. Net ir magistro darbui ji pasirinko GEALAN – tyrė, kaip gamybos planavimą galima optimizuoti pasitelkiant SAP sistemas. Nuo 2022 metų Beatrix dirba GEALAN nuolat ir praktikoje taiko studijose įgytas žinias: „Siekiau daugiau aiškumo tarp ilgalaikio ir trumpalaikio pajėgumų planavimo. Kai gamybos planuotojai turi prieigą prie statistinių analizių ir prognozių, jie gali efektyviau panaudoti laisvus pajėgumus ir gaminti iš anksto. Taip užtikrinama, kad GEALAN liktų pajėgi vykdyti užsakymus net ir esant numatomiems paklausos šuoliams. Dabar galiu palaipsniui įgyvendinti koncepciją, kurią sukūriau magistro darbe.“ GEALAN naudojama programinė įranga analizuoja ankstesnių laikotarpių naudojimo duomenis, iš jų nustato vartojimo modelius ir, taikydama įvairius metodus, sudaro prognozes. Tačiau strateginė logistika nesiremia vien tik šiais skaičiavimais – ji nuolat vertina, kaip optimaliai paskirstyti gamybos apkrovą ir kartu išvengti perkrovų. „Mūsų sistemose slypi milžiniški duomenų kiekiai“, – sako Beatrix. – „Didžiausias iššūkis – juos pasiekti, išanalizuoti ir aiškiai pateikti.“ GEALAN šiuos duomenis apdoroja naudodama „Celonis“ procesų analizės įrankį, kuris juos išskaido ir susieja. „Celonis leidžia prijungti kelis duomenų šaltinius ir matyti bendrą vaizdą. Taip gauname duomenimis pagrįstus sprendimus, kurie gamybai iš karto praverčia, nes akivaizdžiai parodo, kur reikia imtis veiksmų.“

Vienas iš vidinių duomenų tiekėjų GEALAN yra Thomas Heinz (44). Jis paaiškina: „Duomenys – begaliniai. Svarbiausia juos tinkamai struktūruoti. Kai įdiegiate Celonis, iš karto nieko nevyksta. Vartotojai turi patys nuspręsti, kuriuos procesus nori analizuoti ir ką matyti. Celonis turi būti „įgyvendintas“ praktiškai. Ir būtent tai daro GEALAN.“ Thomas Heinz savo karjerą apibūdina trumpai: ekonomikos mokykla, Bundesveras, GEALAN. 2002 metais jis pradėjo dirbti logistikoje, užsiėmė medžiagų srautų valdymu ir teikė logistikos konsultacijas klientams. Prieš šešerius metus perėjo į IT sritį. Vadovaudamas taikomosios programinės įrangos konsultacijoms, jis koordinuoja aštuonių žmonių komandą, kuri specializuojasi klientų prijungime prie įmonių išteklių planavimo (ERP) sistemos, sandėlio valdymo sistemos (LFS) ir GEALAN e. prekybos plėtros srityse.

Celonis sujungia kelias duomenų bazes – tiek iš įmonės programinės įrangos SAP, tiek iš sandėlio valdymo sistemos – ir taip gali atvaizduoti visą procesą nuo pradžios iki pabaigos. Celonis atlieka duomenų analizę (angl. Data Mining), t. y. iš didžiulio duomenų kiekio išskiria tuos, kuriuose galima atpažinti modelius, ryšius ar tendencijas. Šiuos duomenis GEALAN paruošia tolimesniems procesams. „Kliento užsakymo vykdymas yra integruotas procesas, į kurį įtraukti keli vidiniai sistemos komponentai“, – sako Thomas Heinz. „Kliento užsakymas registruojamas SAP sistemoje. Medžiagų poreikių planavimas iš SAP generuoja planinį užsakymą arba pirkimo užklausą tolimesniam įgyvendinimui. Termino grandinė sujungia visus veiksmus. Laiko žymos ir gamybos dokumentai fiksuoja kliento užsakymo eigą.“

Duomenų gausa, susidariusi proceso nuo užsakymo iki apmokėjimo metu, yra labai svarbi logistikai. Ji sudaro pagrindą dviem praktiniams panaudojimo atvejams, kuriuos pateikia Beatrix Ludwig: „Gamybos planuotojas gali palyginti prekių atsargas su klientų užsakymais ir pristatymo terminais. Jei jis pastebi galimą atsargų trūkumą, gali imtis priemonių, kad prie termino atsargos nenukristų žemiau nulio.“ Be Celonis planuotojas turėtų vargti tikrindamas kiekvieno prekės vieneto atsargas atskirai ir spėliodamas, ar jos gali nepakakti. „Sandėlis taip pat naudoja Celonis kaip planavimo pagrindą. Planuotojai iš anksto žino, kada ir kokiam klientui reikia paruošti ir išsiųsti prekes. Jie mato, kiek darbuotojų reikės ir koks bus komplektavimo darbas.“

Procesų vykdymas vis dar vyksta ERP sistemoje ir sandėlio valdymo sistemoje. GEALAN iki šiol naudoja Celonis tik kaip vizualizacijos įrankį. Jo stipriosios pusės – procesų stebėsena, informacijos apibendrinimas ir procesų analizė. Thomas Heinz pasakoja: „Programa taip pat parodo, kur standartinis procesas nuo užsakymo iki apmokėjimo anksčiau strigo. Galime analizuoti, kur kilo nesklandumų, atlikti korekcijas ir optimizuoti procesą. Tai labai efektyvus panaudojimo pavyzdys.“ Logistikos srityje apibendrintos informacijos vertė akivaizdi, nes čia susijungia duomenys iš daugelio tarpusavyje sujungtų sistemų. Be to, Beatrix Ludwig dalyvauja ir seminaruose: „Juose nagrinėjame visą kliento užsakymo vykdymo procesą.“

Viduje optimizuoti procesai teigiamai atsispindi išorėje, nes klientai gauna didžiausią pristatymo patikimumą. Kitas GEALAN logistikos projektas net klientams leidžia tiesiogiai įsitraukti ir daryti įtaką užsakytų prekių pristatymui. Kitas žingsnis klientų ir tiekėjo sąveikoje vadinamas „Order Change“. Šios funkcijos pagalba GEALAN atitinka du klientų poreikius: pirmiausia – leidžia perkelti pristatymo datas į ateitį, o antra – profiliai transporto konteineriuose surūšiuojami taip, kad pirmiausia būtų patogu paimti tuos, kurie bus panaudojami pirmiausiai.

„Supakuota pagal užsakymą – tai įmanoma su Order Change.“ Kliento gamybos planas nurodo tvarką, kuria GEALAN deda profilius į konteinerius. Tie, kuriuos klientas nori panaudoti pirmiausiai, yra viršuje.

Perkelti pristatymo datas į ateitį? Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti paradoksalu, juk klientai dažniausiai nori prekių kuo greičiau. Tačiau langų gamintojui pristatymas gali būti nenaudingas, jei jis nėra pilnas. Tik visiškai įvykdytas užsakymas leidžia realizuoti visą statybos projektą. Vieną savaitę prieš planuojamą pristatymą GEALAN siunčia gavėjui išankstinį pranešimą. Jame nurodomos visos pozicijos, kurias galima pristatyti artimiausiu terminu. „Kartais profiliai, kurių dar nėra, labiausiai reikalingi“, – sako Thomas Heinz. „Jeigu užsakymas susideda iš dešimties pozicijų, o mes pristatome tik devynias, klientui trūksta profilių, reikalingų jo užsakymui įvykdyti. Vietoj to, kad sandėliuotų dalį prekių, jis mieliau perkelia pristatymo datą ir gauna visas dešimt pozicijų vienu metu.“ Pilni pristatymai naudingi ne tik klientams: daliniai ir papildomi pristatymai reikalauja daugiau logistikos pastangų, didesnių transporto kaštų ir padidina apkrovą aplinkai bei infrastruktūrai.

GEALAN pristatymo patikimumas pagal statistiką siekia 99 procentus – tai reiškia, kad beveik visi užsakymai pasiekia klientus laiku. Iš pirmo žvilgsnio – puikus rezultatas, tačiau, kaip sako Thomas Heinz, „mūsų klientai nemąsto pozicijomis, jie mąsto projektais. Net tas vienas procentas gali smarkiai paveikti kliento projekto įgyvendinimą. Todėl visada siekiame tobulėti ir suteikti klientui tai, ko jam reikia: skaidrumą, aiškią komunikaciją ir patikimą planavimą. Dažnai pristatymo datų perkėlimas nėra problema, jei klientas turi galimybę į tai reaguoti. Su Order Change mes suteikiame jam tokį įrankį.“

Pristatymo pranešimas taip pat tapo pagrindu antrajam Order Change naudojimo atvejui – jis leidžia klientui planuoti gamybą konkrečiai. Per Order Change klientas savo gamybos duomenis perduoda GEALAN. „Iš šių duomenų generuojame specialų alfanumerinį kodą, kuris sandėlio sistemoje nustato prekių komplektavimo tvarką“, – aiškina Thomas Heinz. Į vieną konteinerį telpa 60 profilių strypų. Teoriškai kiekvienai pozicijai klientas gali priskirti norimą prekę, tačiau praktiškai konteinerio užpildymo tvarką nustato gamybos planavimo duomenys. „Anksčiau konteineriai buvo rūšiuojami pagal profilių tipus – pirmiausia rėmų, tada varčios profiliai ir t. t. Klientai turėdavo konteinerius atidaryti ir ieškoti, ko tuo metu reikia“, – pasakoja Heinz. Dabar profiliai rūšiuojami pagal gamybos eiliškumą, todėl procesas tapo daug patogesnis ir efektyvesnis. GEALAN įdiegė pristatymo pranešimą, sujungė reikiamas sąsajas ir pritaikė duomenų struktūrą. Šiuo metu Order Change testuojamas bandomojoje fazėje, bendradarbiaujant su HÖNING GmbH. HÖNING inicijavo projektą, pateikė reikalavimus ir atliko daug vidinių pakeitimų. Thomas Heinz didžiuojasi: „Siūlome paslaugą, kurios neturi joks kitas profilių tiekėjas.“ Ši paslauga leidžia prekių komplektavimą atlikti detaliau ir tiksliau, tačiau tuo pačiu reikalauja galingos logistikos. Nuo 2023 m., kai buvo baigtas aukštas sandėlis, GEALAN Tannoje komplektuoja prekes ženkliai efektyviau. Beatrix Ludwig pateikia skaičius: „Aukštame sandėlyje pasiekiame 11 prekių komplektavimo vienetų per žmogaus valandą – dvigubai daugiau nei kitose sandėlio zonose. Vienas komplektavimo vienetas apima vieną pristatymo poziciją – tai gali būti vienas profilio strypas arba dešimtys. Kartu aukšto sandėlio komanda per valandą atlieka 40–50 prekių komplektavimo vienetų.“ Tikslas – 60–70 per valandą. Tokiu atveju aukštasis sandėlis galėtų įvykdyti apie 70 proc. visų Tannos komplektavimo užsakymų. „Ruošiame programinės įrangos atnaujinimą, kad dar labiau pagerintume aukšto sandėlio našumą. Nauja programa patobulins visą sandėlio valdymo sistemą ir leis efektyviau atlikti prekių paėmimus“, – sako Heinz. Jau dabar sandėlio sistema yra labai patikima, tačiau dar reikia išmokti numatyti ateitį: pavyzdžiui, konteinerį, kuris netrukus vėl bus reikalingas, laikyti patogioje pozicijoje, o ne toliau nuo darbo vietos, kol jis vėl prireiks.

Logistikos ateitį formuoti norintys turi suprasti, kas svarbu klientams, sako Beatrix Ludwig. „Kai tikrai atidžiai išklausome savo klientus, galime nustatyti, kur verta dar labiau optimizuoti procesus. Planuojame įsteigti naują pareigybę, skirtą logistikos klientų konsultavimui.“ Thomas Heinz ruošiasi 2026 m. Kroatijoje diegti naują, debesyje veikiančią sandėlio valdymo sistemos LFS versiją su papildomomis funkcijomis. „Palaipsniui visos GEALAN grupės įmonės pereis prie LFS V9“, – sako jis. – „Vieninga programinė įranga leis mums dar glaudžiau bendradarbiauti tarptautiniu mastu ir padidins efektyvumą.“ Su Celonis ir Order Change GEALAN logistika jau demonstruoja rezultatus. Sunkvežimiai rieda greitkeliais nuo taško A iki B, tuo metu GEALAN kelionė duomenų greitkeliu tęsiasi – nuolat tobulėja ir efektyvėja.