99 Prozent sind nicht genug

Immer am Jahresende blickt Beatrix Ludwig (27) in die Zukunft. Nicht mit der Glaskugel, sondern, indem sie Daten auswertet. Sie erstellt die Jahresplanung für die Profilproduktion von GEALAN in Tanna, die sich an strategischen Unternehmenszielen orientiert. Sie definiert Planmengen, die im Folgejahr extrudiert werden sollen. Sie simuliert, wie sich Lagerbestände entwickeln und wie Lagerkapazitäten ausgelastet werden. Beatrix Ludwig ist keine Hellseherin. Sie ist Spezialistin für strategische Logistik. „Zwischen der langfristigen Planung und der operativen Planung für die kommende Arbeitswoche ist eine große Spanne. Die Jahresplanung ist eine Grobplanung, die natürlich monatlich angepasst wird. In der operativen Planung, die ich beratend unterstütze, wird konkret festgelegt, welcher Auftrag auf welcher Anlage umgesetzt wird.“ Innerhalb der GEALAN-Logistik fungiert die Produktionsplanung als Bindeglied zwischen der Produktion und dem Lager, in dem Lieferungen kommissioniert werden.

Beatrix Ludwig hat bei GEALAN als Praktikantin und Werkstudentin gearbeitet. An der Hochschule Hof hat sie Supply Chain Management und Logistik studiert. Schon ihre Masterarbeit schrieb sie in Kooperation mit GEALAN und beschäftigte sich darin mit der Produktionsplanung mithilfe von SAP. Seit 2022 ist sie bei GEALAN fest angestellt und setzt ihr theoretisches Wissen in die Praxis um: „Ich wollte Transparenz schaffen zwischen langfristiger und kurzfristiger Kapazitätsplanung. Wenn Arbeitsvorbereiter Zugriff auf statistische Auswertungen und Prognosen haben, können sie freie Kapazitäten nutzen, um vorzuproduzieren. So sichern sie, dass GEALAN auch in absehbaren Bedarfsspitzen lieferfähig bleibt. Das Konzept aus meiner Masterarbeit kann ich nun Schritt für Schritt umsetzen.“ Eine Software wertet Vergangenheitsverbräuche bei GEALAN aus, leitet daraus Verbrauchsmuster ab und errechnet mittels verschiedener Verfahren Prognosen. Doch die strategische Logistik verlässt sich nicht allein auf diese Vorhersagen. Sie hinterfragt permanent, ob sie die Produktion besser auslasten kann, achtet aber auch darauf, Überlastung zu vermeiden. „Wir haben jede Menge Daten in unseren Systemen“, sagt Beatrix Ludwig. Zugriff darauf zu bekommen, sie auszuwerten, zu visualisieren – das sei eine Herausforderung. GEALAN füttert ein Process Mining Tool von Celonis mit seinen Daten. Das Programm analysiert den Input. „Wir bekommen den Gesamtüberblick, weil wir mit Celonis mehrere Datenquellen anzapfen können. Wir gewinnen Erkenntnisse, mit denen unsere Produktion wirklich etwas anfangen kann, weil sie auf einen Blick sieht, wo gehandelt werden muss.“

Einer der internen Datenlieferanten bei GEALAN ist Thomas Heinz (44). Er erklärt: „Daten sind endlos. Es kommt darauf an, sie zu strukturieren. Wenn man Celonis installiert, passiert erstmal noch gar nichts. Die Anwender müssen definieren, welche Prozesse sie analysieren wollen, was sie sehen möchten. Celonis muss mit Leben erfüllt werden. Und genau das macht GEALAN.“ Thomas Heinz fasst seinen Lebenslauf kompakt zusammen: Wirtschaftsschule, Bundeswehr, GEALAN. Er hat 2002 in der Logistik angefangen, sich mit Materialfluss-Steuerung befasst und Kunden logistisch beraten. Vor sechs Jahren ist er in die IT gewechselt. Als Leiter der Anwendungsberatung koordiniert er eine achtköpfige Gruppe, die unter anderem auf die Anbindung von Kunden an das Enterprise Resource Planning (ERP), auf das Lagerführungssystem (LFS) und auf die Weiterentwicklung des E-Commerce von GEALAN spezialisiert ist.

Celonis führt mehrere Datenbanken aus der Unternehmens-Software SAP und dem Lagerführungssystem zusammen und ist so in der Lage, einen kompletten Prozess abzubilden. Celonis betreibt Data-Mining, fördert also aus einer großen Menge diejenigen Daten zutage, in denen sich Muster, Beziehungen, Trends entdecken lassen. Diese Daten bereitet GEALAN für nachfolgende Prozesse auf. „Der Kundenauftrags- Durchlauf ist ein integrierter Prozess, in den mehrere interne Systeme involviert sind“, sagt Thomas Heinz. „Die Bestellung des Kunden wird in SAP erfasst. Die Materialbedarfsplanung erzeugt aus SAP einen Planauftrag oder eine Bestellanforderung für die spätere Umsetzung. Die Terminkette hält alles zusammen. Zeitstempel und Fertigungsbelege dokumentieren den Durchlauf des Kundenauftrags.“

Die Fülle von Daten, die während des Order-to- Cash-Prozesses generiert werden, ist interessant für die Logistik. Sie legen die Basis für zwei Use Cases, die Beatrix Ludwig anführt: „Der Produktionsplaner kann Artikelbestände mit Kundenaufträgen und Lieferterminen abgleichen. Stellt er eine potenzielle Bedarfsunterdeckung fest, kann er gegensteuern, um ein Bestandsminus zum Liefertermin zu vermeiden.“ Ohne Celonis müsste der Planer umständlich den aktuellen Bestand jedes einzelnen Artikels abrufen und spekulieren, ob der Bestand ins Minus rutschen könnte. „Und das Lager nutzt Celonis als Planungsgrundlage. Die Planer erfahren frühzeitig, was wann für welchen Kunden kommissioniert und verladen werden muss. Sie wissen, wieviel Personal sie einsetzen müssen und welcher Kommissionier-Aufwand auf sie zukommt.“

Die Prozessabwicklung findet weiterhin im ERP und im Warenwirtschaftssystem statt. GEALAN verwendet Celonis bisher als reines Visualisierungstool. Seine Stärken sind das Monitoring, die Verdichtung von Informationen und das Prozess- Mining. Thomas Heinz: „Die Software zeigt uns auch, wo der standardisierte Order-to-Cash- Prozess in der Vergangenheit ins Stocken geraten ist. Wir analysieren, wo es gehakt hat, können Anpassungen vornehmen und so unseren Prozess optimieren. Das ist ein ganz starker Anwendungsfall.“ In der Logistik liegt der Wert verdichteter Informationen auf der Hand, weil hier Daten aus vielen vernetzten Systemen zusammengetragen werden. Beatrix Ludwig nimmt aber auch an bereichsübergreifenden Workshops teil: „Darin beleuchten wir den gesamten Kundenauftrags- Durchlauf.“

Intern optimierte Prozesse wirken sich extern positiv aus, weil Kunden von maximierter Liefertreue profitieren. Ein weiteres Logistikprojekt von GEALAN ermöglicht es Kunden sogar, direkt ins Geschehen einzugreifen und auf die Lieferung bestellter Ware Einfluss zu nehmen. Das nächste Level der Interaktion zwischen Kunden und Systemgeber heißt „Order Change“. Mit Order Change erfüllt GEALAN zwei Kundenwünsche: Erstens lassen sich Liefertermine in die Zukunft verschieben, und zweitens werden Profile so in Transportcontainer sortiert, dass das beim Verarbeiter zuerst benötigte Profil auch zuerst entnommen werden kann.

Gepackt wie bestellt, Order Change macht’s möglich: Die Produktionsplanung des Kunden gibt die Reihenfolge vor, in der GEALAN Profilstangen in Container legt. Profile, die der Kunde zuerst verarbeiten möchte, liegen oben.

Liefertermine in die Zukunft schieben? Das erscheint paradox, weil Kunden in der Regel schnellstmöglich beliefert werden möchten. Jedoch kann eine Lieferung für einen Fensterhersteller vorerst unbrauchbar sein, wenn sie nicht vollständig ist. Nur mit kompletten Lieferungen können komplette Bauprojekte verwirklicht werden. Eine Woche vor dem geplanten Liefertermin schickt GEALAN dem Empfänger ein Lieferavis. In dieser Versandanzeige sind alle Positionen aufgeführt, die zum nahen Liefertermin verschickt werden können. „Eine fehlende Stange kann die entscheidende Stange sein“, sagt Thomas Heinz. „Besteht eine Bestellung aus zehn Positionen und wir liefern nur neun, fehlen dem Kunden Profile, die er braucht, um seinerseits einen Auftrag erfüllen zu können. Und ehe er sich neun von zehn Positionen aufs Lager legt, verschiebt er lieber den Liefertermin und erhält etwas später alle zehn Positionen auf einmal.“ Komplettlieferungen nützen nicht nur den Kunden: Teil- und Nachlieferungen bedeuten mehr logistischen Aufwand, höhere Transportkosten, höhere Belastung für Umwelt und Infrastruktur.

Die Statistik weist für GEALAN eine Liefertreue von 99 Prozent aus. Das bedeutet: 99 von 100 bestellten Positionen werden pünktlich geliefert. Auf den ersten Blick ein fantastischer Wert, aber „unsere Kunden denken nicht in Positionen – sie denken projektbezogen. Das eine fehlende Prozent kann riesige Auswirkungen auf die Profilverarbeitung haben. Wir wollen immer noch besser werden und dem Kunden das geben, was er braucht: Transparenz, Kommunikation und Planungssicherheit. Lieferverschiebungen sind oft gar kein Problem, wenn Kunden darauf reagieren können. Mit Order Change geben wir ihnen das Instrument dafür.“

Das Lieferavis legt auch die Basis für den zweiten Use Case von Order Change, denn es ist die Grundlage für die konkrete Produktionsplanung des Kunden. Per Order Change übertr.gt er die Daten aus seiner Planung an GEALAN. „Wir generieren daraus einen String, einen alphanumerischen Code, der im Warenwirtschaftssystem die Reihenfolge der Kommissionierliste anpasst“, sagt Thomas Heinz. 60 Profilstangen finden in einem Transportcontainer Platz. Der Kunde kann theoretisch jeder dieser 60 definierten Positionen einen Artikel zuweisen. In der Praxis geben die Daten aus seiner Produktionsplanung vor, wie der Container befüllt werden soll. „In der Vergangenheit haben wir innerhalb eines Containers nach Artikeltyp sortiert: Profile für Blendrahmen, dann für Flügel und so weiter. Die Kunden mussten die Container aufreißen und sich mühsam heraussuchen, was sie gerade brauchten.“ Profile, kommissioniert nach Produktionsabfolge – das bringt einen echten Mehrwert. GEALAN hat das Lieferavis installiert, Schnittstellen eingerichtet und seine Datenstruktur angepasst. Aktuell durchläuft Order Change eine Pilotphase, in Zusammenarbeit mit der HÖNING GmbH. HÖNING hat das Projekt mit initiiert, Anforderungen für Order Change formuliert und dafür selbst viele interne Anpassungen vorgenommen. Thomas Heinz ist stolz: „Wir bieten einen Service an, den kein anderer Systemgeber hat.“ Ein Service, der die Kommissionierung bei GEALAN kleinteiliger und damit aufwendiger macht. Ein Service, der leistungsfähige Logistik voraussetzt. Seit Fertigstellung seines Hochregallagers 2023 kommissioniert GEALAN in Tanna wesentlich effizienter. Beatrix Ludwig fasst den Fortschritt in Zahlen: „Im Hochregallager erreichen wir mit 11 Picks pro Personenstunde das Doppelte des Durchschnittswertes der anderen Lagerbereiche. Als Pick definiert GEALAN eine Lieferschein-Position – das kann ein einzelne Profilstange sein oder Dutzende. Gemeinsam schafft die Hochregal-Belegschaft 40 bis 50 Picks in der Stunde.“ Ziel sind 60 bis 70 Picks. Damit würde das Hochregallager etwa 70 Prozent aller Verkaufspicks am Standort Tanna realisieren. Thomas Heinz: „Wir bereiten einen Software-Tausch vor, für eine noch bessere Hochregal-Performance. Die neue Software verbessert die gesamte Logik, wir werden dadurch mehr Entnahmen pro Bewegung erreichen.“ Die Ausfallsicherheit sei schon jetzt bombastisch. Die Lagersteuerung müsse nun noch lernen, in die Zukunft zu schauen, etwa einen Container, der bald schon wieder gebraucht wird, nicht erst auf seinen weit entfernten Stammplatz zu befördern, sondern ihn sinnvoll zwischenzuparken.

Die Zukunft der Logistik – wer sie gestalten will, müsse wissen, was Kunden auf dem Herzen haben, sagt Beatrix Ludwig. „Wenn wir unseren Kunden richtig zuhören, werden wir herausfinden, in welche Optimierung wir Energie stecken sollten. Wir haben vor, eine Stelle für die logistische Kundenberatung zu schaffen.“ Thomas Heinz bereitet für 2026 die Einführung einer neuen cloudbasierten Version des Lagerführungssystems LFS mit neuen Funktionen in Kroatien vor. „Nach und nach sollen alle Standorte der GEALAN-Gruppe LFS V9 übernehmen“, sagt er. „Eine einheitliche Software-Lösung wird uns international noch enger vernetzen und die Effizienz weiter erhöhen.“ Mit Celonis und Order Change hat die GEALANLogistik geliefert. LKW rollen über Autobahnen von A nach B, während GEALANs Reise auf der Datenautobahn weitergeht.