GEALAN Inside

Pangazija su žolelėmis ar orkaitėje keptos daržovės su citrininiu padažu – norint sužinoti, kas šiandien patiekiama GEALAN valgykloje, pakanka žvilgtelėti į GEALAN Inside. Tačiau šis komunikacijos įrankis geba daug daugiau nei parodyti valgiaraštį. Iš esmės tai dar vienas žingsnis skaitmenizacijos link, nes popieriniai skelbimai ir lapeliai GEALAN’e po truputį lieka praeityje – GEALAN Inside perima visą skaitmeninę informacijos sklaidą. Jis pasiekiamas ir kaip mobilioji programėlė telefone, ir kaip interneto svetainė. „Norėjome savo intranetą pastatyti ant visiškai naujų pamatų“, – pasakoja Marc Schenk (50), viešųjų ryšių vadybininkas ir vienas pirmųjų inside komandos narių. 2023 m. tarptautinės rinkodaros vadovei Miriam Steinmüller (39) atsitiktinai atradus Staffbase – intraneto sprendimus kuriantį paslaugų teikėją, jai iš karto patiko šio Chemnico startuolio siūlomi sprendimai. GEALAN IT komanda, atsakinga už poreikių valdymą, taip pat entuziastingai palaikė idėją ir prisidėjo prie naujo intraneto kūrimo. Netrukus vadovybė, personalo skyrius ir IT vieningai nusprendė: Staffbase mus įtikino – diegiame šią sistemą GEALAN’e. „Nuo pat pradžių siekėme sukurti visiems darbuotojams bendrus skaitmeninius namus“, – sako Miriam Steinmüller. „Jokių atskirų salelių – visi vienoje platformoje. Vienas oficialus informacijos kanalas, prieinamas visiems – nesvarbu, ar dirba biure, ar gamyboje, nesvarbu, kuriame padalinyje.“

Komanda dėl komandos

Labai greitai susiformuoja pagrindinė grupė, kuri kuria GEALAN Inside išvaizdą ir struktūrą, pavyzdžiui, sprendžia, kaip turi atrodyti šoninis meniu. Nors Staffbase sprendimas iš esmės yra standartinis, tai, kaip jis šiandien atrodo GEALAN’e, koks jo dizainas ir naudojimo pojūtis – tai didelis Inside komandos darbo rezultatas. Reikia aiškiai nustatyti, kas ir kokias prieigos teises turi – šią užduotį sprendžia IT komanda, taip pat rūpindamasi integracija su Microsoft 365. Dizaino komanda apsisprendžia, kokias spalvas ir šriftus naudoti GEALAN Inside platformoje, kaip atrodys mygtukai. Iš dizaino komandos kilo ir idėja sukurti atskirą logotipą: įmonės ženklas, viduje vadinamas „GEALAN sraige“, įgijo naują vizualinį posūkį. Inside logotipe stilizuota žmogaus figūra susilieja su raide „i“, simbolizuojančia informaciją. „Manau, kad labai pasiteisino sprendimas Inside komandą suformuoti tarpdisciplininiu principu“, – sako Miriam Steinmüller. „Taip už platformą buvome atsakingi ne tik mes iš rinkodaros pusės – į procesą buvo įtraukti ir personalo skyriaus, IT, organizacijos atstovai.“ Inside buvo ne tik kuriama ir vystoma bendrai su skirtingais padaliniais – ji ir pildoma visų bendru darbu. Greitai atsirado kiekvieno padalinio Inside atstovai: viena vertus, jie yra kontaktiniai asmenys savo kolegoms visais su Inside susijusiais klausimais; kita vertus, jie tampa redaktoriais, galinčiais dėti ir valdyti temas. Taip platformoje atsiranda ne tik „iš viršaus“ pateikiamos žinutės, bet ir turinys iš visų įmonės sričių. „Inside yra tikras „iš apačios į viršų“ projektas – tai išties išskirtinis dalykas“, – pabrėžia Miriam Steinmüller.

2024 m. vasario 29 d. platforma oficialiai paleidžiama – tai data, kurią Inside komanda pasirinko sąmoningai. Keliamieji metai GEALAN’e tapo „perjungimo diena“: nuo to momento Inside prieinama visiems. Popierinių skelbimų kabinimas ar tikėjimasis, kad žinia pasklis iš lūpų į lūpas, tapo nebenaudinga – dabar įmonė turi kur kas patogesnę ir patrauklesnę vidinės komunikacijos platformą.

Marc Schenk – komunikacijos profesionalas. Dar mokydamasis gimnazijoje viršutinėje Frankonijoje, Miunchberge, jis pradėjo rašyti vietos laikraščiui. Vėliau Bamberge studijavo germanistiką, žurnalistiką ir sociologiją, o baigęs mokslus dirbo redaktoriumi ir laidų vedėju regioninėje televizijoje. Futbolo klube „SpVgg Greuther Fürth“, tuo metu žaidusiame Bundeslygoje, Marc rūpinosi stadiono žurnalu ir stadiono televizijos turiniu. 2017 m. jis perėmė TV Oberfranken redakcijos vadovo pareigas. Vėliau kelerius metus dirbo vienoje viršutinės Frankonijos pramonės įmonėje, kur buvo atsakingas už vidinę ir išorinę komunikaciją bei rengė įmonės žurnalą. 2020 m. Marc prisijungė prie GEALAN. Čia, dirbdamas viešųjų ryšių vadovu, jis atsakingas už darbą su žiniasklaida, vidinę komunikaciją per GEALAN Inside ir prisideda prie įmonės rėmimo projektų.

Daugiau vertės vartotojams

„Inside yra tarsi atspirties taškas – tikrai verta čia bent kartą per dieną užsukti“, – sako Marc Schenk. Svarbiausia platformos funkcija – informacija. Pagrindinės naujienos iš visų įmonės sričių pateikiamos pačiame puslapio viršuje – nesvarbu, ar įmonė pasiekė svarbų etapą, sėkmingai užbaigė sertifikavimo procesą, sudomino parodos lankytojus ar pristato naują kolegą. Čia vartotojai nepraleis nieko, kas GEALAN pasaulyje yra reikšminga. Inside taip pat išsamiai pristato svarbiausias įmonės temas: viziją, strategiją, vertybes, teisės ir atitikties sritį, tvarumą, procesų valdymą. Be to, platforma veikia kaip vidinio ryšio tinklas: pateikti kiekvieno padalinio darbuotojų kontaktai – nuo finansų ir kontrolės iki tyrimų bei plėtros, žmogiškųjų išteklių ir rinkodaros. Tai reiškia, kad atsakymus į įvairiausius klausimus galima rasti daug greičiau. Kiekvienas padalinys turi savo naujienų kanalą. Čia prieinami ir naujausi finansiniai rodikliai, ir personalo skyriaus rekomenduojamas naujas komandiruočių planavimo įrankis. Taip pat skelbiami apdovanojimai, pagerbimai, nauji klientai, o GEANOVA istorijas čia taip pat galima lengvai rasti. Pasiekiami svarbūs dokumentai atsisiuntimui – įmonės įvaizdžio pristatymai, pranešimai spaudai, logotipai ir kita medžiaga. Skiltyje „Services“ darbuotojai randa daug naudingos informacijos: kontaktą su IT pagalbos tarnyba ar nuorodą į GEALAN idėjų laboratoriją, kurioje kiekvienas gali pateikti pasiūlymus, galinčius prisidėti prie įmonės augimo. „Wissenswelten“ skyriuje pateikiami išsamūs teminiai rinkiniai – pavyzdžiui, apie dirbtinį intelektą ar tvarumą. Čia yra aiškinamųjų tekstų, vaizdo įrašų, atsakymų į svarbiausius klausimus. Taip kiekvienas darbuotojas be didelių pastangų gali nuolat sekti aktualias temas ir gilinti savo žinias.

Rubrika „Ieškoti ir rasti“ veikia kaip mažų skelbimų lenta: GEALAN bendruomenėje galima susirasti bendrų kelionių partnerių arba pasidalinti mažomis naujienomis – klientas padėkoja už sėkmingą bendradarbiavimą, GEALAN matomas rankinio čempionate ant reklamos juostos, o rytoj – faschingo spurgos. Inside turi net savo GEALAN Viki: čia aiškinami svarbiausi įmonės terminai, o naujiems darbuotojams tai yra puiki pagalba. „Inside iš esmės padeda darbuotojų įsiliejimui į įmonę“, – sako Miriam Steinmüller. „Naujokams suteikiamas prieigos prie platformos, juos informuojame apie Inside, nes čia atsakoma į klausimus, kurie kyla pradedant darbą GEALAN.“

Inside integruoti Office ir Microsoft programų įrankiai taip, kad kiekvienas darbuotojas mato savo el. paštą, kalendorių, užduotis ir neseniai redaguotus dokumentus – perėjimas į kitas programas atliekamas vienu pelės paspaudimu. „Ši puiki integracija – mūsų IT komandos nuopelnas“, – pabrėžia Miriam Steinmüller. GEALAN Inside pasiekiamas visomis įmonės naudojamomis kalbomis, o pagal vartotojo nustatymus visas turinys pateikiamas, pavyzdžiui, ispaniškai, kroatiškai, lenkiškai arba lietuviškai. Taip pat itin efektyvi paieška palengvina naršymą ir padeda rasti reikiamą informaciją. „Naudotis Inside tiesiog smagu“, – sako Miriam Steinmüller. „Valdymas paprastas – tiek mums, redaktoriams, tiek vartotojams. Be to, platforma atrodo šiuolaikiškai ir patraukliai.“

Atvirumas 

Šiuo metu GEALAN Inside redaktorių komandoje dirba apie 35 žmones, atstovaujančius visus įmonės padalinius ir lokacijas. Komanda susitinka kartą per ketvirtį internetu, kad pasidalintų patirtimi ir suplanuotų veiklas. Kiekvienas redaktorius savo srityje ieško naujų ir įdomių istorijų bei yra kontaktinis asmuo savo kolegoms, jei šie turi ką pasidalinti. Tie, kurie nenori rašyti patys, gali pasinaudoti dirbtiniu intelektu tekstų kūrimui, kad jų istorija taip pat pasirodytų Inside platformoje. „Turime tiek daug kolegų, kurie dirba prie įdomių projektų, pasiekė ką nors ypatingo ir tikrai turi ką papasakoti, kas būtų įdomu visai grupei. Šį lobį norime atskleisti“, – sako Marc Schenk. „Sąlygas išlaikome sąmoningai paprastas ir esame labai atviri.“ Atvirumas yra vienas pagrindinių GEALAN Inside principų. Kiekvienas gali dalyvauti ir prisidėti – nėra redakcinio ciklo, kai įrašai būtų dar kartą tikrinami. „Tiesą sakant, mums to nereikia – pasitikime savo kolegomis, o jie vertina šį pasitikėjimą“, – priduria Marc Schenk.

Inside specialiai sukurta kaip socialinė platforma. Komunikacija čia panaši į socialinių tinklų: yra pokalbių funkcija, leidžianti bet kuriam įmonės darbuotojui susisiekti su bet kuriuo kolega. Kiekvienas turi savo profilį, kurį gali pildyti: nurodyta komanda, kontaktiniai duomenys, kalbos, kuriomis kalba, ir pageidaujamas kreipimosi būdas („tu“ ar „jūs“). Tai palengvina tiek virtualią, tiek tiesioginę komunikaciją. Taip pat yra komentarų funkcija, leidžianti pasidalinti nuomone apie temą. „Patinka“ mygtukas stiprina pagyrimus, pritarimą ir motyvaciją, pavyzdžiui, leidžia labai lengvai virtualiai pasveikinti tolimus užsienio kolegas su jų naujausiais pasiekimais.

Komunikacija – Miriam Steinmüller aistra. Po brandos atestato gimtajame Plauene Miriam Steinmüller atliko praktiką, dirbo radijuje, televizijoje ir miesto žurnale. Vėliau ji baigė vakarinę studijų programą Kasele, įgijo valstybės patvirtintą komunikacijos specialisto kvalifikaciją ir įsidarbino Erfurto reklamos agentūroje. 2011 m. ji pereina į pramonės įmonę viršutinėje Frankonijoje, kur dešimt metų dirbo internetinėje rinkodaroje, prekių ženklų valdyme ir įmonės komunikacijoje. 2021 m. Miriam prisijungia prie GEALAN kaip tarptautinės rinkodaros vadovė: jos užduotis – įgyvendinti komunikacijos priemones iš centrinės būstinės užsienio padaliniuose, pritaikant jas kiekvieno lokacijos poreikiams.

Inside pasiekimai

Po metų veiklos GEALAN Inside kūrėjai oficialiai apklausė vartotojus. Kiekvienas galėjo anonimiškai įvertinti platformą. „Atsiliepimai buvo itin teigiami, tai mus labai nudžiugino. Ypač aukštai buvo įvertintas informacijos turtingumas ir patogumas naudotis“, – sako Miriam Steinmüller. Šiuo metu Inside pasiekia 84 proc. visų GEALAN darbuotojų Vokietijoje, užsienio padaliniuose – 82 proc., ir šis skaičius nuolat auga. „Tai atitinka mūsų lūkesčius, – priduria Miriam Steinmüller. – Bet, žinoma, siekiame dar didesnių rodiklių.“ Inside kūrėjams teko greitai susidoroti su naujienų ir įrašų gausa. „Tikėjomės kasdien turėti po naujieną, bet jų daug daugiau. Atsirado tikras srautas“, – sako Marc Schenk. GEALAN Inside auga, klesti ir nuolat kaupia informaciją bei naujienas. Kad platforma neišsisklaidytų ir liktų aiški, įvestas penktadienio ciklas „Ar žinojai?“ – čia dar kartą atkreipiamas dėmesys į jau esamą turinį: naudą, kurią gauna GEALAN darbuotojai – JobRad, pirkimo privilegijas, premijas – arba į jau egzistuojančias bendruomenes bei kolegų pristatymus. „Vietoje to, kad kurtume penkto šimto puslapio kopiją, norime vartotojams parodyti, kas jau yra platformoje“, – sako Marc Schenk. „Tai daug daugiau, nei gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Inside tapo tikra biblioteka.“

Vidinė komunikacija nėra tik forma, ji yra svarbi įmonės kultūros dalis ir lemia, ar darbuotojai jaučiasi informuoti, vertinami ir įtraukti. „Esu įsitikinęs, kad Inside suteikia GEALAN darbuotojams ne tik informacijos pranašumą“, – sako Marc Schenk. „Kaip socialinė platforma, ji jungia mus tarpusavyje ir stiprina bendrumo jausmą.“ Idėjos Inside platformai niekada neišsenka. Priešingai – jų vis daugėja. Skaitmeninis atostogų prašymo forma jau prieinama beveik visiems darbuotojams Vokietijos padaliniuose. Planuojama integruoti pamainų grafikus ir darbo laiko apskaitą. „Manau, tai tikrai priartintų mus prie 100 proc. vartotojų“, – prognozuoja Marc Schenk. Daugiau vartotojų – daugiau paspaudimų. Miriam Steinmüller ir Marc Schenk šypsosi: dažniausiai paspaudžiamas ir liks valgyklos meniu.