GEALAN viduje

Pangasius filė su žolelėmis arba orkaitėje keptos daržovės su citrininiu padažu – norint sužinoti, kas šiandien yra GEALAN valgykloje, pakanka pažvelgti į GEALAN inside. Ši vidinės komunikacijos priemonė gali daug daugiau nei rodyti valgyklos meniu. Iš tikrųjų tai skaitmeninimas, nes popieriniai lapeliai ir skelbimai GEALAN vis labiau nustumti į užmarštį, o GEALAN inside perima skaitmeninę informacijos sklaidą – kaip mobili programėlė telefone arba svetainė. „Norėjome visiškai pertvarkyti savo intranetą“, – sako Marc Schenk (50), viešųjų ryšių vadybininkas ir nuo pat pradžių inside komandos narys. Kai Miriam Steinmüller (39), tarptautinės rinkodaros vadovė, 2023 m. atsitiktinai atranda Staffbase, intraneto sprendimų tiekėją, jai šios Chemnico startuolio platformos iškart atrodo patrauklios. GEALAN IT skyriaus Demand Management komanda taip pat pamėgo šią platformą ir palaikė, kai reikėjo kurti naują intranetą. Greitai vadovybė, personalo skyrius ir IT nusprendžia: Staffbase mus įtikino, todėl įdiegsime ją GEALAN. „Nuo pat pradžių turėjome idėją sukurti skaitmeninę namų bazę visiems darbuotojams“, – sako Miriam Steinmüller. „Nebegalime turėti atskirų salų, visi privalo būti viename laive. Oficialus kanalas, prieinamas visiems – nesvarbu, dirbi biure ar gamyboje, nesvarbu, kuriame padalinyje“, – pabrėžia ji.

 

Komanda komandai

Greitai susiburia pagrindinė komanda, kuri suteikia veidą ir struktūrą GEALAN inside, pavyzdžiui, nusprendžia, kaip turėtų atrodyti šalies meniu. Staffbase sprendimas iš esmės yra standartinis. Tačiau kaip jis atrodo GEALAN, koks jo „Look and Feel“ – už to slypi daug inside komandos darbo. Reikia aiškiai nustatyti, kas ir kokią prieigą turi – tai sprendžia IT skyris, taip pat atsakingas už integraciją su Microsoft 365. Grafikos komanda sprendžia, kokios spalvos ir šriftai naudojami GEALAN inside ir kaip atrodys mygtukai. Idėja sukurti savo logotipą taip pat kilo grafikų komandoje: įmonės logotipas, viduje vadinamas „GEALAN sraige“, įgauna naują išvaizdą: inside logotipas apjungia stilizuotą žmogaus siluetą ir raidę „i“ – informacijai. „Manau, buvo labai gera idėja sudaryti tarpdisciplininę inside komandą“, – sako Miriam Steinmüller. „Taip ne tik mes, rinkodaros specialistai, atsakingi už puslapį, bet ir personalo, IT bei organizacijos kolegos taip pat buvo įtraukti.“ inside nėra kuriamas ir statomas tik tarp skyrių, bet visas procesas yra bendras: greitai kiekviename skyriuje atsiranda žmonių, kurie rūpinasi inside. Jie yra kontaktiniai asmenys savo kolegoms visais inside klausimais, taip pat redaktoriai, galintys publikuoti ir tvarkyti temas – todėl puslapyje atsiranda ne tik „iš viršaus“ siunčiamos naujienos, bet ir iš visų įmonės sričių. „inside yra tikras „iš apačios į viršų“ projektas, ir tai ypatinga“, – sako Miriam Steinmüller.

2024 m. vasario 29 d. planuojamas paleidimas – data, kurią inside komanda sąmoningai pasirinko: šis keliamieji metai GEALAN taps permainų diena: nuo tada inside bus prieinama visiems. Skelbimų kabinimas ir gandų skleidimas nebereikalingi, nes dabar yra daug gražesnė ir paprastesnė vidinės komunikacijos platforma.

 

Marc Schenk yra komunikacijos specialistas. Kaip gimnazistas Oberfranko Muenchberge rašė laikraščiui. Studijavo germanistiką, žurnalistiką ir sociologiją Bamberge, dirbo redaktoriumi ir vedėju regioninėje televizijoje. SpVgg Greuther Fürth, tuomet pirmoje Bundeslygoje, jam priklausė stadiono žurnalas ir stadiono televizija. 2017 m. tapo TV Oberfranken redakcijos vadovu. Vėliau daugelį metų dirbo komunikacijos specialistu pramonės įmonėje Oberfranke ir rūpinosi įmonės žurnalu. 2020 m. prisijungė prie GEALAN: kaip viešųjų ryšių vadybininkas atsakingas už spaudos darbą, vidinę komunikaciją per GEALAN inside ir sponsoriavimo temas.

 

Daugiau naudų vartotojams

„inside yra įėjimo taškas – tikrai verta kasdien pažvelgti“, sako Marc Schenk. Svarbiausia funkcija – informacija: svarbiausios naujienos iš visų įmonės sričių pateikiamos puslapio viršuje – nesvarbu, ar pasiektas svarbus įmonės etapas, sėkmingai užbaigtas sertifikavimas, įspūdingas parodos dalyvavimas ar pristatytas naujas kolega: vartotojai nebepraleidžia nieko, kas GEALAN pasaulyje svarbu. Taip pat plačiai informuojama apie didžiules įmonės temas kaip vizija, strategija ir vertybės, teisiniai klausimai ir atitiktis, tvarumas bei procesų valdymas. Platforma taip pat palaiko vidinį ryšį: kiekvienai sričiai nurodyti kontaktai ir atsakingi asmenys – nuo finansų ir kontrolės iki mokslinių tyrimų, personalo ir rinkodaros – tai reiškia trumpus kelius į atsakymus įvairiais klausimais. Kiekviena sritis ir padalinys turi savo naujienų kanalą. Naujausi kontrolės skaičiai pateikiami čia taip pat, kaip ir personalo rekomenduojama nauja komandiruočių planavimo priemonė. Aptariami apdovanojimai, pagerbimai ir nauji klientai – taip pat galima skaityti GEANOVA istorijas. Kiekvienoje srityje yra svarbūs dokumentai atsisiuntimui, pavyzdžiui, PowerPoint ar įvaizdžio pristatymai, pranešimai spaudai ir logotipai. Skiltyje „Paslaugos“ vartotojai randa daug naudingos informacijos: kontaktą į IT pagalbą arba nuorodą į GEALAN idėjų fabriką, kur kiekvienas darbuotojas gali pristatyti savo idėjas įmonės tobulinimui. Skiltyje „Žinių pasauliai“ inside siūlo pilnus teminius paketus – apie dirbtinį intelektą ar tvarumą pateikiami aiškinamieji tekstai ir vaizdo įrašai; atsakyta į visus svarbius klausimus. Taip kiekvienas vartotojas lengvai gali būti informuotas apie aktualijas.

inside taip pat padeda ir smulkiau: rubrikoje „Ieškoti ir rasti“ yra mažų skelbimų pobūdis, GEALAN bendruomenėje galima susirasti bendrakeleivių ar pasidalinti naujienomis – klientas dėkoja už gerą bendradarbiavimą, GEALAN reklama matoma rankinio čempionate, rytoj bus karnavaliniai spurgos. Net GEALAN Wiki veikia inside: čia paaiškinamos svarbios GEALAN sąvokos; naujiems darbuotojams tai labai naudinga. „inside labai padeda įsilieti į darbą“, sako Miriam Steinmüller. „Naujokai gauna prieigą ir jiems ypatingai rekomenduojama šis puslapis, nes atsako į klausimus, kurie kyla naujiems darbuotojams pradedant dirbti GEALAN.“

inside integruotos Office ir Microsoft programos – kiekvienas vartotojas mato savo el. paštą, kalendorių, užduotis ir paskutinius redaguotus dokumentus – perėjimas iš inside į kitas programas vyksta vienu pelės spustelėjimu. „Dėl šios puikios integracijos esame dėkingi savo IT komandai“, sako Miriam Steinmüller. GEALAN inside pasiekiamas visomis įmonės kalbomis, priklausomai nuo vartotojo nustatymų, visas temų turinys rodytas ispanų, kroatų, lenkų ar lietuvių kalbomis. Puikiai veikianti paieška taip pat labai naudinga. „Naudotis inside yra tikras malonumas“, pabrėžia Miriam Steinmüller. „Naudojimas paprastas – tiek redaktoriams, tiek vartotojams. O puslapis atrodo moderniai ir patraukliai.“

 

Atvirumas atvirumui

Šiuo metu yra apie 35 inside redaktoriai: jie atstovauja visoms įmonės sritims ir visoms vietovėms. Komanda susitinka ketvirtį kartą internetu, kad pasikeistų informacija ir planuotų. Kiekvienas redaktorius savo srityje ieško naujų, įdomių istorijų ir yra savo kolegų kontaktas, kai šie nori ką nors pranešti. Tie, kurie nejaučia pašaukimo rašyti, gali naudoti dirbtinį intelektą tekstų kūrimui, kad jų istorija taip pat pasirodytų inside. „Turime tiek daug kolegų, kurie dirba prie įdomių dalykų, pasiekė kažką nuostabaus ir turi ką papasakoti, kas būtų įdomu visai grupei. Šį lobį norime atskleisti“, – sako Marc Schenk. „Sąmoningai sumažinome barjerus ir esame labai atviri.“ Atvirumas yra esminė GEALAN inside dalis. Kiekvienas gali dalyvauti ir prisidėti – nėra redakcinio patikrinimo ciklo, kur rašiniai būtų dar kartą peržiūrimi. „Tikrai to nereikia – pasitikime savo kolegomis ir jie vertina pasitikėjimą“, – sako Marc Schenk.

inside specialiai sukurta kaip socialinis įrankis; komunikacija panaši į socialinius tinklus: yra pokalbių funkcija, leidžianti visiems įmonėje susisiekti su bet kuo. Kiekvienas turi profilį, kurį gali tvarkyti: jame nurodoma komandos priklausomybė, pasiekiamumas, kalbos, kuriomis kalba, ir pageidavimai dėl kreipimosi (tu ar jūs). Tai palengvina tiek virtualią, tiek asmeninę komunikaciją. Taip pat yra komentarų funkcija, leidžianti išreikšti nuomonę. „Patinka“ funkcija stiprina pagyrimą, pritarimą ir motyvaciją ir leidžia lengvai virtualiai pasveikinti toli esančius užsienio kolegas su jų naujausiais pasiekimais.

 

Komunikacija – Miriam Steinmüller aistra. Baigusi vidurinę, gimtoji Plaueno miesto gyventoja atliko praktiką, dirbo radijuje, televizijoje ir miesto žurnale. Baigė vakarinį studijų kursą Kasselyje ir tapo valstybinės komunikacijos specialistė, pradėjo dirbti Erfurto reklamos agentūroje. 2011 m. perėjo į pramonės įmonę Oberfrankene, kur dešimt metų dirbo internetinėje rinkodaroje, prekės ženklo valdyme ir įmonės komunikacijoje. 2021 m. tapo GEALAN tarptautinės rinkodaros vadybininke: atsakinga už komunikacijos priemonių perdavimą iš būstinės į užsienio padalinius, pritaikytus vietovėms.

 

Įžvalgos apie inside

Po metų GEALAN inside kūrėjai oficialiai apklausė vartotojus. Kiekvienas galėjo anonimiškai vertinti platformą. „Atsiliepimai buvo labai teigiami, tai mus labai džiugino. Labiausiai įvertintas informacijos vertingumas ir paprastas naudojimasis“, – sako Miriam Steinmüller. Šiuo metu inside pasiekia 84 proc. visų GEALAN darbuotojų Vokietijoje; užsienyje – 82 proc., rodikliai auga. „Tai atitinka mūsų lūkesčius“, – priduria Miriam Steinmüller. „Žinoma, norime šiuos skaičius didinti.“

Žinių ir straipsnių kiekis inside kūrėjus greitai nustebino. „Tikėjomės kasdien gauti naujieną, bet turime daug daugiau. Susiformavo tikras srautas“, – sako Marc Schenk. GEALAN inside auga ir vystosi, nuolat renka informaciją ir naujienas. Kad nebūtų painu, penktadieniais skelbiama rubrika „Ar žinojai?“ – čia dar kartą pabrėžiama jau esanti informacija: apie naudą, kuria naudojasi GEALAN darbuotojai – darbo dviratis, nuolaidos, premijos – arba apie esamas bendruomenes ir kolegų pristatymus. „Vietoje dar vieno puslapio kuriame norime parodyti vartotojams, kas jau yra internete“, – sako Marc Schenk. „Tai daug daugiau nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. inside tapo tikra biblioteka.“

Vidinė komunikacija nėra tik savitikslis. Ji yra svarbi įmonės kultūros dalis ir nulemia, ar darbuotojai jaučiasi informuoti, vertinami ir įtraukti. „Esu įsitikinęs, inside suteikia ne tik informacijos vertę GEALAN darbuotojams“, – sako Marc Schenk. „Kaip socialinis įrankis jis mus jungia ir stiprina bendrumo jausmą.“

Idėjos inside niekada neišsenka. Priešingai, jų vis daugėja: skaitmeninės atostogų prašymo formos Vokietijos vietovėse jau beveik visiems darbuotojams prieinamos. Numatyta integruoti pamainų grafikus ir darbo laiko apskaitą. „Manau, tai tikrai priartintų mus prie 100 proc. vartotojų“, – prognozuoja Marc Schenk. Daugiau vartotojų, daugiau paspaudimų, bet geriausias turinys lieka nepakitęs; Miriam Steinmüller ir Marc Schenk šypsosi: daugiausiai paspaudimų turi valgyklos tvarkaraštis.