GEALAN von innen

Pangasiusfilet mit Kräutern oder Ofengemüse mit Zitronendip – um zu wissen, was es heute in der GEALAN-Kantine gibt, genügt ein Blick auf GEALAN inside. Das Tool für die interne Kommunikation kann aber wesentlich mehr als Kantinenpläne anzuzeigen. Genau genommen ist es ein Stück Digitalisierung, denn Zettel und papierene Aushänge gehören bei GEALAN immer mehr der Vergangenheit an, GEALAN inside übernimmt die digitale Informationsvermittlung – als mobile App auf dem Smartphone oder als Website. „Wir wollten unser Intranet auf völlig neue Fü.e stellen“, sagt Marc Schenk (50), Public Relations Manager und von Anfang an im inside-Team. Als Miriam Steinmüller (39), International Marketing Manager, 2023 zufällig auf Staffbase als Anbieter von Intranet-Lösungen stößt, sind ihr die Lösungen des Chemnitzer Startups gleich sympathisch. Die GEALAN-IT im Demand Management teilt ihre Begeisterung für die Plattform und zieht mit, als es darum geht, ein neues Intranet zu kreieren. Bald ist von Management, Personalabteilung und IT beschlossen: Staffbase überzeugt uns, wir führen es bei GEALAN ein. „Wir hatten von Anfang an die Idee, einen digitalen Heimathafen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen“, sagt Miriam Steinmüller. „Keine Inseln mehr, sondern alle an Bord. Ein offizieller Kanal, auf den alle Zugriff haben – egal, ob im Office-Bereich oder in der Produktion, egal, an welchem Standort“, betont sie.

Im Team fürs Team

Schnell findet sich ein Kernteam zusammen, das GEALAN inside Gesicht und Struktur gibt und zum Beispiel darüber entscheidet, wie das Seitenmenü aussehen soll. Die Staffbase-Lösung ist grundsätzlich eine von der Stange. Aber wie sie heute bei GEALAN aussieht, wie ihr „Look and Feel“ ist – darin steckt viel Arbeit des inside-Teams. Wer wie Zugriff hat, muss geklärt werden – eine Aufgabe, die die IT löst, genauso wie die Integration in Microsoft 365. Das Grafik-Team entscheidet unter anderem, welche Farben und Schriften auf GEALAN inside verwendet werden und wie Buttons aussehen. Die Idee für ein eigenes Logo kommt ebenfalls aus der Grafik: Das Unternehmenslogo, intern als „GEALAN-Schnecke“ bekannt, bekommt einen neuen optischen Dreh: Das inside-Logo vereint eine stilisierte menschliche Silhouette mit dem Buchstaben i für Information. „Ich denke, es war eine sehr gute Entscheidung, das inside-Team interdisziplinär anzulegen“, sagt Miriam Steinmüller. „So sind nicht nur wir mit unserer Marketing-Perspektive für die Seite zuständig, sondern es waren auch Kollegen aus der Personalabteilung, der IT, aus der Organisation eingebunden.“ inside wird nicht nur abteilungsübergreifend erfunden und aufgebaut, sondern auch von allen Seiten gemeinsam redaktionell befüllt: Schnell finden sich aus jedem Fachbereich inside-Mitarbeiter: Zum einen sind sie Ansprechpartner für ihre Kolleginnen und Kollegen bei allen inside-Themen; zum anderen fungieren sie als Redakteure, die Themen einstellen und verwalten können – so landen nicht nur Geschichten „von oben“ auf der Seite, sondern aus allen Bereichen des Unternehmens. „inside ist ein echtes Bottom-up-Projekt, das ist schon etwas Besonderes“, sagt Miriam Steinmüller.

Am 29. Februar 2024 ist der Go-Live – ein Datum, das das inside-Team bewusst gewählt hat: Der Schalttag wird bei GEALAN zum Umschalttag: inside ist seitdem für alle verfügbar. Aushänge anzupinnen und auf Mundpropaganda zu hoffen, ist nun obsolet, denn es gibt eine viel schönere und einfachere Plattform für die interne Kommunikation.

Marc Schenk ist Kommunikationsprofi. Schon als Gymnasiast im oberfränkischen Münchberg schreibt er für die Zeitung. Er studiert Germanistik, Journalistik und Soziologie in Bamberg und arbeitet als Redakteur und Moderator beim Regionalfernsehen. Bei der SpVgg Greuther Fürth, damals erste Bundesliga, verantwortet er Stadionmagazin und Stadion-TV. 2017 übernimmt er die Redaktionsleitung bei TV Oberfranken. Anschließend ist er bei einem oberfränkischen Industrieunternehmen jahrelang in Corporate Communications tätig und betreut das Unternehmensmagazin. 2020 kommt er zu GEALAN: Als Public Relations Manager ist er zuständig für Pressearbeit, interne Kommunikation via GEALAN inside und unterstützt bei Sponsoring-Themen.

Mehr Nutzen für die Nutzer

„inside ist ein Einstiegspunkt – es lohnt sich wirklich, jeden Tag mal draufzuschauen“, sagt Marc Schenk. Die wichtigste Funktion ist Information: Topnews aus allen Unternehmensbereichen rangieren ganz oben auf der Seite – egal, ob ein unternehmerischer Meilenstein erreicht wurde, eine Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen ist, ein Messeauftritt begeistert oder ein neuer Kollege vorgestellt wird: Hier verpassen die User nichts mehr, was in der GEALAN-Welt von Interesse ist. Auch über die ganz großen Unternehmensthemen wie Vision, Strategie und Werte, Recht und Compliance, Nachhaltigkeit und Prozessmanagement informiert inside umfassend. Die Plattform übernimmt darüber hinaus die interne Vernetzung: Für jeden Fachbereich sind Ansprechpartner und Kontakte gelistet, von Finanzen und Controlling über Forschung und Entwicklung bis hin zu Human Resources und Marketing – das bedeutet bei allen möglichen Fragen kurze Wege zur Antwort. Überhaupt hat jeder Fachbereich und jeder Standort seinen eigenen Newskanal. Aktuelle Zahlen aus dem Controlling sind hier genauso verfügbar wie ein neues Planungstool für Dienstreisen, das die Personalabteilung empfiehlt. Auch Award-Verleihungen, Ehrungen und Neukunden werden thematisiert – und GEANOVA-Stories lassen sich ebenfalls nachlesen. In jedem Fachbereich gibt es wichtige Dokumente zum Download, zum Beispiel Powerpoint- und Image-Präsentationen, Pressemitteilungen und Logos. Unter „Services“ finden User eine Fülle von hilfreichen Informationen: den Kontakt zum IT-Helpdesk oder den Link zur GEALAN-Ideenfabrik, bei der jeder Mitarbeiter seine Vorschläge, die GEALAN weiterbringen könnten, vorstellen kann. Unter „Wissenswelten“ sind komplette Themenpakete auf inside abrufbar – zu Künstlicher Intelligenz oder Nachhaltigkeit gibt es erklärende Texte und Videos; alle wichtigen Fragen werden beantwortet. So hat jeder User ohne großen Aufwand die Chance, sich zu aktuellen Themen auf dem Laufenden zu halten.

inside hilft aber auch im Kleinen weiter: Die Rubrik „Suchen und Finden“ hat Kleinanzeigen- Charakter, in der GEALAN-Community können sich Fahrgemeinschaften finden und kleine Neuigkeiten geteilt werden – ein Kunde bedankt sich für die gute Zusammenarbeit, bei der Handball-EM ist GEALAN auf der Werbebande sichtbar, morgen gibt es Faschingskrapfen. Selbst ein eigenes GEALAN-Wiki ist auf inside verfügbar: Hier werden wichtige GEALAN-Begriffe erklärt; besonders für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist das eine gute Hilfestellung. „inside hilft insgesamt beim Onboarding“, sagt Miriam Steinmüller. „Wer neu bei GEALAN ist, bekommt Zugriff und wird extra auf die Seite hingewiesen, weil sie Fragen beantwortet, die neue Kolleginnen und Kollegen zu ihrem Start bei GEALAN haben.“

In inside sind Office- und Microsoft-Programme so eingebettet, dass jeder User sein E-Mail-Programm, seinen Kalender, seine To-dos und seine zuletzt bearbeiteten Dokumente sieht – der Absprung von inside in die anderen Programme ist mit einem Mausklick erledigt. „Diese extrem gute Integration haben wir unserer IT zu verdanken“, sagt Miriam Steinmüller. GEALAN inside ist in sämtlichen Unternehmenssprachen verfügbar, je nach Usereinstellung wird das gesamte Themenangebot unter anderem auf Spanisch, Kroatisch, Polnisch oder Litauisch angezeigt. Auch die sehr gut funktionierende Suche hilft Usern weiter. „Es macht einfach Spaß, inside zu nutzen“, betont Miriam Steinmüller. „Das Handling ist gut – für uns Redakteure und für die User. Und die Seite sieht auch richtig modern und gut aus.“

Offen für Offenheit

Etwa 35 inside-Redakteure gibt es aktuell: Sie kommen aus allen Unternehmensbereichen und von allen Standorten. Das Team trifft sich vierteljährlich online, um sich auszutauschen und zu planen. Jeder Redakteur spürt in seinem Bereich neue, interessante Geschichten auf und ist Ansprechpartner für seine Kollegen, wenn sie etwas mitteilenswert finden. Wer sich zum Schreiben nicht berufen fühlt, kann eine KI für die Texterstellung nutzen, damit auch seine Story auf inside erscheint. „Wir haben so viele Kolleginnen und Kollegen, die an etwas Interessantem arbeiten, etwas Cooles erreicht haben und wirklich etwas zu erzählen haben, das für die gesamte Gruppe spannend ist. Diesen Schatz wollen wir heben“, sagt Marc Schenk. „Wir halten die Hürden bewusst niedrig und sind da sehr offen.“ Offenheit ist ein zentrales Element von GEALAN inside. Jede und jeder kann mitmachen und darf etwas beitragen – eine redaktionelle Schleife, in der Beiträge erst noch einmal gegengelesen werden, gibt es nicht. „Die brauchen wir tatsächlich auch nicht – wir vertrauen unseren Kolleginnen und Kollegen und sie schätzen das Vertrauen“, so Marc Schenk.

inside ist bewusst als Social-Tool konzipiert; die Kommunikation ähnelt Social-Media: Es gibt eine Chatfunktion, mit der jeder im Unternehmen mit jedem Kontakt aufnehmen kann. Jeder hat ein Profil, das er pflegen kann: es verzeichnet Teamzugehörigkeit, Erreichbarkeit, welche Sprache er spricht und ob er gerne per du oder per Sie angesprochen wird. Das vereinfacht virtuelle und persönliche Kommunikation. Eine Kommentarfunktion gibt es auch, sodass jeder seine Meinung zu einem Thema sagen kann. Die „Daumen- hoch“-Funktion stärkt Lob, Zustimmung und Motivation und macht es zum Beispiel sehr einfach, den weit entfernten ausländischen Kollegen virtuell zu ihren neuesten Erfolgen zu gratulieren.

Kommunikation ist Miriam Steinmüllers Passion. Nach dem Abitur absolviert die gebürtige Plauenerin Praktika, arbeitet für Radio, Fernsehen und ein Stadtmagazin. Sie absolviert ein Abendstudium zur staatlich geprüften Kommunikationswirtin in Kassel und heuert bei einer Erfurter Werbeagentur an. 2011 wechselt sie zu einem Industrieunternehmen in Oberfranken, bei dem sie zehn Jahre lang in Online-Marketing, Brandmanagement und Unternehmenskommunikation tätig ist. 2021 kommt sie als International Marketing Manager zu GEALAN: Kommunikationsmaßnahmen aus dem Headquarter in die Auslandsstandorte zu tragen und standortangepasst

Insights über inside

Nach einem Jahr GEALAN inside haben die Macher die User offiziell befragt. Jeder Nutzer konnte die Plattform anonym bewerten. „Das Feedback war total positiv, das hat uns sehr gefreut. Besonders positiv bewertet wurden Informationswert und Usability“, sagt Miriam Steinmüller. Im Moment erreicht inside 84 Prozent aller GEALAN-Mitarbeiter in Deutschland; im Ausland sind es 82 Prozent, Tendenz steigend. „Das entspricht unseren Erwartungen“, so Miriam Steinmüller. „Aber natürlich wollen wir die Zahlen noch erhöhen.“

Die Anzahl an News und Beiträgen hat die inside- Macher schnell überw.ltigt. „Wir hatten gehofft, jeden Tag eine neue Nachricht zu haben, aber wir liegen weit darüber. Es ist da ein richtiger Flow entstanden“, so Marc Schenk. GEALAN inside wächst und gedeiht und trägt immerzu Infos und Nachrichten zusammen. Um nicht unübersichtlich zu werden, gibt es die Freitagsreihe „Schon gewusst“ – hier wird auf bereits vorhandene Inhalte gezielt noch einmal hingewiesen: auf Benefits, von denen GEALAN-Mitarbeiter profitieren – Jobrad, Einkaufsvorteile, Prämien – oder auf die bereits vorhandenen Communities und Kollegen-Vorstellungen. „Statt die fünfhundertste Unterseite zu erstellen, wollen wir den Usern lieber zeigen, was schon alles online ist“, sagt Marc Schenk. „Das ist viel mehr, als man auf den ersten Blick sieht. inside ist eine ganz schöne Bibliothek geworden.“

Interne Kommunikation ist kein Selbstzweck. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur und bestimmt mit, ob sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert, wertgeschätzt, eingebunden fühlen. „Ich bin überzeugt, inside bringt nicht nur einen Informations- Mehrwert für die GEALAN-Mitarbeiter“, sagt Marc Schenk. „Als Social-Tool verbindet es uns miteinander und stärkt das Zusammengeh.rigkeitsgefühl.“

Die Ideen für inside versiegen nicht. Im Gegenteil, sie werden dauernd mehr: Der digitale Urlaubsschein ist an den deutschen Standorten schon für fast alle Mitarbeiter verfügbar. Schichtpläne und Zeiterfassung zu integrieren, ist geplant. „Ich denke, das brächte uns auf jeden Fall nahe an die 100 Prozent User“, prophezeit Marc Schenk. Mehr User, mehr Klicks, nur der Top-Content wird unverändert bleiben; Miriam Steinmüller und Marc Schenk lachen: Meistgeklickt ist und bleibt der Kantinenplan.